Rembourser les frais des bénévoles, ou leur donner un reçu fiscal

Publié le 18/09/2026

Un bénévole qui avance de l'argent pour l'association a deux possibilités, et l'association a tout intérêt à savoir les expliquer : le remboursement, ou le reçu fiscal.

Le principe : des frais réels, justifiés, engagés pour l'association

Dans les deux cas, la même condition de départ : il s'agit de dépenses réellement engagées par la personne pour l'activité de l'association, et justifiées — facture, ticket, relevé kilométrique. Un forfait versé sans justificatif n'est pas un remboursement de frais : c'est une somme qui peut être requalifiée en rémunération, avec les conséquences sociales et fiscales qui vont avec, et un risque de requalification de la relation elle-même. Voir la convention de bénévolat.

Voie 1 — Le remboursement

L'association rembourse la dépense. Pour le bénévole, ce n'est pas un revenu : il récupère ce qu'il a avancé. Pour l'association, c'est une charge comme une autre, à comptabiliser avec la pièce justificative.

En pratique, cadrez-le avant l'événement, pas après : ce qui est remboursé (carburant, péage, achat de fournitures), ce qui ne l'est pas, quel plafond, et selon quelle procédure. Un document remis à chaque bénévole concerné évite les malentendus de fin de manifestation ; il se produit en lot depuis un modèle par publipostage.

Voie 2 — L'abandon de frais et le reçu fiscal

Le bénévole peut renoncer au remboursement et transformer sa dépense en don à l'association. Celle-ci lui remet alors un reçu fiscal, qui lui ouvre droit à une réduction d'impôt sur le revenu au titre des dons aux œuvres.

Les conditions tiennent en quatre points :

• l'association doit être éligible au mécénat — c'est la première chose à vérifier, toutes ne le sont pas ;
• les frais doivent être engagés dans le cadre de l'activité bénévole et pour la réalisation de l'objet de l'association ;
• ils doivent être justifiés et consignés — le plus simple est une note de frais classique, avec les pièces ;
• la renonciation doit être expresse : une mention écrite et datée du bénévole sur la note de frais, du type « je renonce au remboursement de ces frais et les laisse à l'association en tant que don ».

Pour les déplacements, l'administration publie un barème kilométrique propre aux bénévoles, distinct de celui des salariés, revu chaque année : c'est celui-là qu'il faut utiliser, et il faut donc vérifier sa valeur de l'année en cours.

Ce que l'association doit tenir

• Une note de frais par bénévole et par période, avec les justificatifs agrafés.
• La mention de renonciation, signée, quand il y a abandon de frais.
• Le reçu fiscal émis, numéroté, avec une copie conservée.
• Une trace de ce que la personne a fait pour l'association à cette date — le planning y suffit.

Les trois erreurs à éviter

1. Le forfait sans justificatif. « Cinquante euros pour le week-end » n'est pas un remboursement de frais.
2. Le reçu fiscal sans renonciation écrite. Sans elle, l'abandon de frais n'est pas constitué.
3. Le barème des salariés au lieu de celui des bénévoles. Ce sont deux barèmes différents.

Ces règles évoluent et se vérifient, pour les montants comme pour l'éligibilité, auprès de l'administration fiscale ou de votre expert-comptable. Ce qui ne change pas, en revanche, c'est la discipline : un justificatif, une écriture, une trace de l'activité.

Questions fréquentes

Un bénévole peut-il être défrayé sans justificatif ?

Un versement forfaitaire sans justificatif ne relève pas du remboursement de frais, et expose l'association comme la personne. Si le suivi des tickets est trop lourd, l'abandon de frais avec note de frais reste plus simple qu'un forfait.

Le reçu fiscal est-il automatique ?

Non : il suppose que l'association soit éligible au mécénat, que les frais soient justifiés et que la renonciation au remboursement soit écrite. En cas de doute sur l'éligibilité, la procédure de rescrit auprès de l'administration fiscale existe pour cela.

Peut-on rembourser un bénévole en nature — repas, place, hébergement ?

Les contreparties classiques du bénévolat (repas sur place, accès à l'événement) ne sont pas un remboursement de frais et se gèrent à part. Elles doivent rester proportionnées : une contrepartie importante rapprocherait la relation d'un échange de travail contre rémunération.

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