Documents et publipostage

Il reste toujours des papiers : la convocation avec le plan d'accès, l'attestation pour l'employeur, la feuille de poste à afficher, le récapitulatif à remettre au responsable. Volunteo les fabrique à partir de vos propres modèles Word, un par bénévole, avec ses informations dedans.

Votre modèle, nos données

Vous composez le document dans votre traitement de texte, avec votre logo et votre mise en page, et vous y insérez des balises là où doit apparaître une information. À la génération, chaque balise est remplacée par la valeur du bénévole concerné :

• son identité et ses coordonnées — prénom, nom, date de naissance, adresse, téléphone, email ;
• ses équipes et ses postes ;
• son planning, mis en forme, avec les horaires de chacune de ses affectations ;
• le nom et le téléphone du responsable de son équipe ;
• la liste des autres bénévoles présents sur le même poste ;
• les consignes du poste, y compris leurs photos — plan d'accès, schéma de montage, mode d'emploi de la caisse.

Le même modèle sert donc à cent bénévoles et produit cent documents différents, sans publipostage à monter à la main ni tableur intermédiaire.

Générer en nombre

Un document se télécharge bénévole par bénévole, mais surtout tous d'un coup : une archive contenant un fichier par bénévole, prête à imprimer ou à joindre. Vous pouvez aussi demander la conversion automatique en PDF, pour un document destiné à être envoyé ou affiché.

Qui voit quoi

Chaque document a sa portée : l'événement entier, une équipe, un poste. Et vous choisissez s'il est visible par les bénévoles depuis leur page — la convocation, oui ; la feuille de contrôle des responsables, non. Le bénévole télécharge alors le sien lui-même, quand il en a besoin, sans vous le demander.

L'événement peut également autoriser les bénévoles à déposer des fichiers — attestation d'assurance, diplôme de secourisme, autorisation parentale. Les pièces demandées à l'inscription arrivent au même endroit que le reste de leur dossier.

Les badges, c'est à côté

Le badge nominatif avec photo et QR code n'est pas un document Word : il a sa propre fabrique, décrite dans badges et avantages.

Questions fréquentes

Quel format de modèle faut-il fournir ?

Un document Word (.docx) que vous composez comme vous voulez — logo, mise en page, signature — en y plaçant les balises à remplacer. Vous n'apprenez pas un éditeur de plus : vous partez de votre modèle existant.

Peut-on obtenir des PDF plutôt que des fichiers Word ?

Oui. Un document peut être marqué « téléchargement en PDF uniquement » : la conversion est faite pour vous, et le bénévole reçoit un PDF qu'il ne peut pas modifier par inadvertance.

Faut-il générer les documents un par un ?

Non. Un bouton produit l'ensemble des documents d'un coup, pour tous les bénévoles concernés, dans une seule archive à télécharger. C'est la différence entre dix minutes et une soirée.

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