Équipes et postes

Un événement ne se pilote pas depuis une seule tête. Volunteo le découpe en équipes, confiées à des responsables qui travaillent chacun de leur côté, et en postes, qui disent précisément ce qu'il y a à faire, où, quand, et à combien.

Les équipes : déléguer sans perdre le fil

Une équipe correspond à un pan de l'organisation — bar, accueil, sécurité, montage, navettes, cuisine. Vous lui donnez un ou plusieurs responsables, et ceux-ci gèrent leur périmètre seuls : ils créent leurs postes, déclarent leurs besoins, affectent leurs bénévoles. Ils ne voient que leurs équipes.

Vous gardez la main sur ce qu'ils ont le droit de faire : valider des bénévoles, en créer, modifier des disponibilités. Un gros festival ouvre ces droits en grand ; une association qui tient à la maîtrise des effectifs les garde fermés.

Les équipes peuvent contenir des sous-équipes. « Bar » se divise en « Bar scène », « Bar camping », « Plonge » ; chaque sous-équipe a ses propres responsables et son propre remplissage, sans multiplier les équipes de premier niveau.

Les postes : où, quand, combien

Dans une équipe, un poste est une mission datée : « Bar scène — vendredi 18h-23h », « Accueil coureurs — dimanche 7h-11h ». Un poste porte une description, une consigne, et ses besoins en bénévoles par tranche horaire — c'est le détail qui change tout.

Car le nombre de bénévoles requis n'est presque jamais constant. Un poste de restauration a besoin de six personnes de 12h à 14h, de deux de 14h à 18h. Vous le dites tel quel, tranche par tranche ; le taux de remplissage se calcule sur cette base, et non sur une moyenne qui masquerait le trou de midi.

Chaque poste peut recevoir ses propres consignes illustrées : le plan d'accès, la photo du local à ouvrir, la marche à suivre pour la caisse. Le bénévole les retrouve sur sa page, il n'a personne à appeler.

Le remplissage, d'un coup d'œil

La vue des équipes affiche le pourcentage de remplissage de chacune. Vous voyez immédiatement laquelle est bouclée et laquelle réclame encore du monde, et vous descendez au poste qui coince en un clic. C'est cette vue qui remplace le tour de table hebdomadaire : l'information est là, à jour, sans que personne n'ait à la compiler.

Un onglet « Historique » retrace les changements faits par les autres responsables — qui a ajouté qui, qui a supprimé quoi. Sur un événement où six personnes organisent en parallèle, c'est ce qui évite les malentendus.

Les postes qui reviennent

Pour une activité régulière — une distribution le mardi, une permanence le samedi matin — un poste peut être répété. Vous décrivez l'occurrence une fois, vous la répétez, et les suivantes existent avec les mêmes horaires et les mêmes besoins. Si la consigne change en cours de route, vous l'appliquez d'un geste à toutes les occurrences à venir, sans toucher à celles qui sont passées.

Ce que ça donne pour la suite

Cette structure est le socle de tout le reste : les bénévoles choisissent leurs équipes à l'inscription, les affectations se font poste par poste, les emails se ciblent par équipe ou par poste, et les convocations reprennent automatiquement les horaires de chacun.

Questions fréquentes

Un responsable d'équipe voit-il tout l'événement ?

Non. Il ne voit que ses équipes : ses postes, ses besoins, ses bénévoles. Vous décidez en plus, équipe par équipe, s'il a le droit de valider des bénévoles, d'en créer, et de modifier leurs disponibilités.

Faut-il tout ressaisir chaque année ?

Non. Une nouvelle édition part de la précédente : équipes, sous-équipes, postes, besoins horaires et consignes sont recopiés. Vous ajustez les dates et les quantités, vous ne redessinez pas l'organisation.

Et si le même poste revient toutes les semaines ?

Un poste peut être répété : vous définissez la récurrence une fois, et les occurrences suivantes sont créées avec les mêmes horaires et les mêmes besoins. Une modification peut ensuite être appliquée d'un coup à toutes les occurrences à venir.

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