Le pointage des présences

Le planning dit qui devait être là. Le pointage dit qui y était. Entre les deux, il y a les retards, les absences de dernière minute et les bénévoles qui restent deux heures de plus, et c'est précisément ce qu'un organisateur veut savoir pendant son événement, pas après.

Le badge que vous imprimez déjà suffit

Un responsable scanne le QR code du badge avec son téléphone : l'écran de pointage s'ouvre sur le nom du bénévole et ses postes du moment, avec un bouton par poste. Une pression, l'arrivée est enregistrée. Au départ, le même écran propose le bouton inverse.

Rien n'est à réimprimer et rien n'est à installer : le QR code des badges identifie déjà le bénévole, et il mène maintenant au pointage avant les avantages. Sans badge sous la main, la page du poste porte les mêmes boutons, ligne par ligne.

Qui est à son poste, en direct

La page du poste montre trois états, et trois seulement : à son poste, parti, et attendu pour un bénévole dont le créneau a commencé sans que personne l'ait pointé. Le compte des bénévoles présents est en tête. C'est ce qu'un responsable d'équipe regarde à l'ouverture de son poste : qui manque, maintenant, et qui appeler.

La vue planning en mode direct porte la même information sur toute la grille : l'événement entier, poste par poste, à l'heure qu'il est.

Les heures effectuées, à côté des heures prévues

La liste des bénévoles gagne une colonne Heures effectuées, triable, en regard des heures planifiées. Les deux chiffres côte à côte disent l'essentiel sans rapport à construire : qui a donné plus que prévu, et qui n'est pas venu.

Le compte part de l'arrivée réelle, pas de l'heure prévue : un bénévole arrivé une demi-heure en avance a donné cette demi-heure. Un départ qu'on a oublié de pointer s'arrête à la fin du créneau. Et une affectation que personne n'a pointée reste vide, jamais à zéro : on ne sait pas, ce n'est pas la même chose qu'une absence.

Ce que ça change pendant l'événement

Le trou se voit pendant qu'il est réparable : un poste dont personne n'est arrivé se repère à l'heure dite, pas au débriefing.
Les contreparties suivent la réalité : vous savez qui était là avant de distribuer les repas et les boissons.
Le bilan est écrit tout seul : à la fin, les heures sont dans la liste des bénévoles, prêtes à exporter avec le reste.
L'erreur se corrige : un mauvais scan s'annule, le pointage reprend à zéro sur cette affectation.

Ce que nous ne faisons pas

Pas de valorisation des heures : ni taux horaire, ni reçu fiscal pour don de temps, ni état prêt à joindre à un dossier de subvention. Si votre financeur attend un rapport d'heures valorisées, c'est un logiciel de programme permanent qu'il vous faut, et nous préférons vous le dire ici. Pas de géorepérage non plus : nous ne vérifions pas que le téléphone qui pointe est bien sur le site.

Le pointage est désactivé par défaut et s'active dans la configuration de l'événement. Un événement qui ne l'allume pas ne voit aucun bouton de plus.

Questions fréquentes

Le bénévole peut-il pointer lui-même ?

Non, et c'est le choix de fond. Le pointage est le geste d'un responsable : un badge scanné depuis chez soi vaut déclaration, pas présence. Le bénévole voit son pointage sur sa page, il ne le pose pas, et chaque arrivée garde le nom de qui l'a enregistrée.

Faut-il réimprimer les badges ?

Non. Le QR code déjà imprimé identifie le bénévole ; il mène simplement à l'écran de pointage quand l'événement pointe, et aux avantages ensuite. Les badges d'une édition commencée restent valables.

Que se passe-t-il si on oublie de pointer un départ ?

Le compteur s'arrête à la fin prévue du créneau, jamais plus loin : sans cette borne, le bénévole d'un poste du vendredi afficherait encore des heures le lundi. Vous pouvez corriger après coup, un pointage posé par erreur s'annule.

Et un bénévole que personne n'a pointé ?

Sa colonne reste vide, elle n'affiche pas zéro. Une affectation non pointée ne dit pas que le bénévole était absent, seulement que personne ne l'a enregistré : un oubli de saisie ne doit pas se lire comme une absence.

Faut-il l'activer pour tout l'événement ?

Le réglage est par édition et désactivé par défaut : tant que vous ne l'activez pas, aucun bouton n'apparaît et rien ne change. Il se recopie sur l'édition suivante, et se décoche quand vous voulez.