Ce que le bénévole voit de son côté

Un organisateur choisit un outil pour lui. Ce qui décide vraiment de la réussite, c'est ce que ses bénévoles en voient : deux cents personnes qui savent où elles doivent être, c'est deux cents appels que vous ne recevez pas la veille. Chaque bénévole a donc sa page, et elle répond d'abord à la seule question qu'il se pose : je commence quand, et où ?

Le prochain créneau, en haut

La page s'ouvre sur le prochain créneau : le jour en toutes lettres, l'heure de début et de fin, le poste, l'équipe, et le nom des responsables à qui s'adresser. Un créneau en cours est signalé comme tel, un créneau passé s'efface visuellement. Pas de tableau à déchiffrer, pas de PDF à retrouver dans ses emails.

En dessous, l'ensemble de ses créneaux, dans l'ordre, avec pour chacun la description du poste et le commentaire que vous lui avez laissé. C'est la même information que la vôtre, vue depuis l'autre bout.

Son agenda, à jour tout seul

Un bouton ajoute ses créneaux à l'agenda de son téléphone ou de son ordinateur, par un fichier que toutes les applications de calendrier savent lire. Les horaires y sont écrits dans le fuseau horaire de l'événement, celui qu'affiche le site, et non dans celui du téléphone : le bénévole qui arrive de l'étranger ne se présente pas avec une heure d'écart.

Ses documents et ses avantages

Les documents que vous avez attachés à son poste ou à son équipe sont là, sur le créneau concerné : la consigne de sécurité du bar, le plan d'accès, la fiche de poste. Il les a sous la main au moment où il en a besoin, et non dans un email de mars.

S'y ajoutent son badge et ses avantages, avec ce qu'il lui reste : deux repas sur quatre, le T-shirt déjà retiré. Personne n'a à tenir le compte à sa place.

Il se débrouille, vous respirez

Depuis sa page, le bénévole modifie son profil, corrige le numéro de téléphone que vous aviez mal saisi, décline une affectation qui ne lui convient pas, et choisit ses créneaux quand vous avez ouvert la réservation. Il peut aussi quitter l'événement : ses disponibilités, ses affectations et les informations qu'il vous avait données s'en vont avec lui, son compte et ses autres événements restent intacts.

Chacune de ces actions est une chose que vous n'avez pas à faire, et surtout une chose que vous apprenez avant le jour J plutôt que par une absence.

D'une année sur l'autre

Son compte lui appartient et le suit. Quand vous ouvrez l'édition suivante, il se reconnecte avec les mêmes identifiants, retrouve ses informations déjà remplies, et n'a qu'à dire s'il revient. Un bénévole qui participe à trois événements différents n'a toujours qu'un seul compte.

Pourquoi ça compte

Les bénévoles ne choisissent pas l'outil et ne le jugent pas sur ses fonctionnalités. Ils le jugent sur une seule chose : ont-ils su, sans avoir à demander, où ils devaient être et à quelle heure. Quand la réponse est oui, ils reviennent l'année suivante, et c'est la seule mesure qui compte.

Questions fréquentes

Le bénévole doit-il installer une application ?

Non. Sa page s'ouvre dans le navigateur de son téléphone, et le lien qu'il reçoit par email l'y amène directement. Il n'a jamais rien à payer non plus.

Peut-il refuser une affectation ?

Oui, depuis le créneau concerné, et vous en êtes prévenu. Mieux vaut l'apprendre la semaine d'avant que le jour même par une absence.

Et s'il ne peut finalement pas venir du tout ?

Il quitte l'événement depuis sa page. Cela retire ses disponibilités, ses affectations et les informations qu'il vous avait données, sans toucher à son compte ni aux autres événements auxquels il participe.

Voit-il les autres bénévoles ?

Il voit ses responsables d'équipe, qui sont ses interlocuteurs. Le reste de l'organisation ne lui est pas ouvert.

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