La réservation de créneaux par les bénévoles

Pour une collecte, une distribution, une permanence ou une boutique solidaire, il n'y a pas de planning à composer : il y a des créneaux à remplir, et des bénévoles qui savent mieux que vous quand ils peuvent venir. Volunteo leur laisse alors la main — sans vous la retirer.

Le bénévole choisit, vous gardez le dernier mot

Une fois la fonctionnalité activée, l'inscription se termine par une étape Créneaux : équipe par équipe — ou magasin par magasin, ou antenne par antenne — le bénévole voit les postes des équipes qui l'intéressent, avec le nombre de places restantes, et s'inscrit.

Deux régimes, au choix, dans les paramètres de l'événement :

• Inscription confirmée immédiatement — le bénévole réserve, c'est acquis. Le plus fluide pour une équipe qui se connaît.
• Inscription soumise à confirmation — la réservation devient une demande, qu'un responsable confirme ou refuse depuis la page du poste. Le plus prudent quand les créneaux sont sensibles.

Dans les deux cas, la place est décomptée dès la réservation : deux bénévoles ne peuvent pas prendre la même dernière place.

Remplaçants et liste d'attente

Un créneau peut prévoir, en plus de ses titulaires, un nombre de remplaçants. C'est la réponse au problème réel de l'activité régulière : il y a toujours des absences, et il vaut mieux les avoir anticipées.

Quand titulaires et remplaçants sont au complet, la liste d'attente — si vous l'activez — laisse encore les bénévoles se manifester. Ils n'occupent pas de place, et sont promus automatiquement, dans l'ordre d'arrivée, dès qu'une place se libère. Personne n'a à surveiller la page.

Ce que le bénévole voit ensuite

Sa page conserve l'accès à ses créneaux : il voit le statut de chacun — confirmé, en attente de confirmation, en liste d'attente —, il annule une demande d'un clic, et il peut en prendre d'autres tant qu'il reste des places. L'engagement est explicite des deux côtés, sans échange d'emails.

Ce que ça change pour vous

Vous cessez d'être le point de passage obligé. Votre travail devient : décrire les créneaux et leurs besoins, surveiller ceux qui restent creux, et relancer là où il manque du monde. Le reste — qui vient quand — se règle sans vous.

La fonctionnalité est désactivée par défaut et se règle par édition. Un événement qui préfère affecter lui-même ses bénévoles n'en voit jamais la trace.

Questions fréquentes

Une réservation vaut-elle validation du bénévole ?

Non, et c'est volontaire. Réserver un créneau ne valide pas le bénévole sur l'événement : l'acceptation reste votre geste, comme pour une affectation manuelle. Capacité du créneau et validation du bénévole restent deux décisions distinctes.

Que se passe-t-il quand un créneau est complet ?

Selon votre réglage, le bénévole peut s'inscrire comme remplaçant, s'il reste des places de remplaçant, ou se mettre en liste d'attente. Une entrée en liste d'attente n'occupe pas de place ; elle est promue automatiquement dès qu'une place se libère.

Faut-il l'activer pour tout l'événement ?

Le réglage est par édition, et il est désactivé par défaut : tant que vous ne l'activez pas, rien ne change ni pour vous, ni pour vos bénévoles. Vous pouvez donc l'essayer sur une occasion et revenir en arrière sur la suivante.

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