Les groupes de bénévoles

Beaucoup d'événements ne recrutent pas seulement des individus : ils s'appuient sur des collectifs — un club sportif qui tient la buvette, une amicale qui prend le parking, une antenne locale qui envoie quinze personnes. Ces collectifs veulent gérer leurs gens eux-mêmes, et vous n'avez aucune envie de leur ouvrir tout l'événement.

Un groupe, ses responsables, son périmètre

Un groupe rassemble un sous-ensemble de vos bénévoles, rattaché à une ou plusieurs équipes, et doté de ses propres responsables. Ceux-ci gèrent leurs bénévoles — les suivre, les affecter dans leur périmètre, leur écrire — sans voir ni toucher au reste de l'organisation.

C'est une couche de délégation intermédiaire, entre le responsable de l'événement qui voit tout et le responsable d'équipe qui ne voit qu'une mission. Elle correspond à une réalité que la plupart des outils ignorent : l'organisation n'est pas seulement découpée par travail, elle l'est aussi par appartenance.

Son propre lien d'inscription

Chaque groupe dispose de son adresse d'inscription. Le club la diffuse à ses adhérents ; les bénévoles qui passent par ce lien sont rattachés au groupe dès l'inscription. Personne n'a à les retrouver après coup dans une liste de trois cents noms, et le partenaire voit ses effectifs monter en temps réel.

Un groupe peut aussi avoir son formulaire de contact, qui écrit à ses responsables plutôt qu'aux vôtres : les questions internes au club restent internes au club.

Ce que vous y gagnez

• Vous arrêtez d'être l'intermédiaire. Les listes de noms envoyées par mail, les tableurs qui se croisent, les relances au président du club : plus rien de tout cela.
• Le partenaire reste chez lui. Il a de l'autonomie sur ses bénévoles, aucune visibilité sur les autres.
• Vous gardez la vue d'ensemble. Les bénévoles d'un groupe sont des bénévoles de l'événement comme les autres : ils comptent dans le remplissage, ils reçoivent vos emails, ils apparaissent dans vos exports.

Quand l'activer

Les groupes se règlent par édition, et n'apparaissent que si vous les activez. Un événement qui recrute uniquement des individus n'en voit jamais la trace ; un événement qui s'appuie sur dix associations partenaires y gagne dix co-organisateurs autonomes.

Pour la répartition du travail elle-même, voir équipes et postes.

Questions fréquentes

En quoi un groupe diffère-t-il d'une équipe ?

Une équipe décrit le travail à faire — le bar, l'accueil. Un groupe décrit d'où viennent les gens : le club de rugby, l'antenne de Quimper, le comité d'entreprise. Un groupe est rattaché à une ou plusieurs équipes et a ses propres responsables ; c'est une couche de délégation, pas un découpage des missions.

Le partenaire voit-il l'ensemble de l'événement ?

Non. Les responsables du groupe gèrent les bénévoles de leur groupe, sur le périmètre d'équipes qui lui est rattaché. Le reste de l'événement ne les concerne pas et ne leur est pas ouvert.

Comment le partenaire recrute-t-il ses bénévoles ?

Il diffuse le lien d'inscription propre au groupe. Les bénévoles qui passent par ce lien lui sont automatiquement rattachés, sans qu'il ait à les trier ensuite dans la liste générale.

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