Le planning des bénévoles

Faire un planning de bénévoles, c'est croiser trois contraintes qui bougent tout le temps : ce dont les postes ont besoin, quand les gens sont là, et ce qu'ils ont envie de faire. Volunteo tient les trois à jour en permanence et vous empêche de vous contredire.

Affecter sans conflit

Sur un poste, vous voyez le besoin heure par heure et les places restantes. En face, la liste des bénévoles réellement disponibles sur ce créneau : ceux qui ont déclaré être là, qui ne sont pas déjà pris ailleurs, et — si vous le souhaitez — ceux qui ont souhaité cette équipe.

Autrement dit, le conflit d'horaire n'est pas signalé après coup : il est impossible à créer. C'est le genre de garde-fou dont on mesure la valeur le jour où deux responsables affectent la même personne au même moment, chacun de son côté, dans deux équipes différentes.

Voir ce qui manque, pendant qu'il est encore temps

Le taux de remplissage remonte du poste à l'équipe et de l'équipe à l'événement. Vous savez à tout moment quelles tranches horaires sont encore à découvert — traditionnellement le dimanche matin et le démontage. Vous pouvez alors écrire précisément aux bénévoles concernés : ceux qui sont disponibles et pas encore affectés, plutôt qu'un appel général à tout le monde qui fatigue tout le monde.

Le planning de chaque bénévole

Le bénévole n'a pas besoin de votre planning général : il a le sien. Sa page liste ses postes, leurs horaires, leurs lieux, les consignes associées et le contact de ses responsables. Il la consulte depuis son téléphone, le jour J, sans appeler personne.

Vous pouvez lui envoyer ce planning par email, à partir d'un modèle réutilisable, ou le lui imprimer sous forme de convocation personnalisée reprenant automatiquement ses affectations.

Les changements de dernière minute

Il y en aura. Un bénévole se désiste, la météo décale le montage, un poste se dédouble. Les affectations se modifient à tout moment : la place se libère, le remplissage se recalcule, le bénévole voit sa page changer, et l'historique garde la trace de qui a fait quoi. Personne ne travaille sur une version périmée du planning, parce qu'il n'y a qu'une version.

Et si ce sont les bénévoles qui choisissent ?

Sur beaucoup d'événements — et sur presque toutes les activités associatives régulières — il est plus simple de laisser chacun prendre les créneaux qui l'arrangent. C'est possible, avec remplaçants et liste d'attente : voir la réservation de créneaux par les bénévoles.

Questions fréquentes

Comment sont évités les doubles affectations ?

Quand vous placez un bénévole sur un poste, l'outil regarde ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Un bénévole absent à cette heure-là, ou déjà pris ailleurs, n'est pas proposé. Le contrôle est fait à chaque affectation, pas dans une vérification finale qu'on oublie de lancer.

Un bénévole peut-il refuser une affectation ?

Oui. Depuis sa page, il peut refuser un poste en indiquant un motif ; le responsable de l'équipe en est informé et la place se libère. Mieux vaut l'apprendre trois semaines avant que le jour même.

Peut-on récupérer le planning dans un tableur ?

Oui. Les bénévoles, leurs informations et leurs affectations s'exportent au format tableur, pour une impression, un contrôle d'accès ou une reprise dans vos propres outils.

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