Badges et avantages

Le jour J, deux questions reviennent toutes les dix minutes à l'accueil et au bar : qui est cette personne ? et a-t-elle encore droit à quelque chose ? Le badge répond à la première, le suivi des avantages à la seconde, et le QR code relie les deux.

Des badges à votre image

Vous partez de votre propre visuel — l'affiche de l'événement, les logos des partenaires, vos couleurs — et vous y posez les éléments variables où vous voulez, à la taille que vous voulez :

• la photo du bénévole, celle qu'il a déposée à l'inscription ;
• son nom complet ;
• son équipe, pour qu'un responsable identifie d'un regard qui relève de qui ;
• un QR code personnel.

Vous fixez les dimensions du badge, et vous sortez le PDF prêt à imprimer. Vous pouvez créer plusieurs modèles : un badge par équipe, un badge distinct pour les responsables et pour les administrateurs, un autre pour les accès techniques.

Les avantages, sans carnet de tickets

Repas, boissons, t-shirt, place pour le concert du soir, panier de fin de mission : ce sont des contreparties qu'il faut compter, et que personne n'aime compter. Volunteo en tient le registre.

Vous déclarez un avantage et la règle qui lui donne droit :

• un nombre fixe pour tout bénévole — un t-shirt, une place ;
• par heure d'affectation — une boisson toutes les deux heures ;
• par journée ou par demi-journée de bénévolat — le repas du midi, le petit-déjeuner.

Vous choisissez l'arrondi, un plafond par bénévole, et vous attribuez à tout le monde d'un coup. Les cas particuliers — celui qui a fait le montage, celle qui est venue trois soirs de plus — se corrigent un par un.

Le scan au bar

Sur le terrain, le responsable de l'avantage scanne le QR code du badge : la page du bénévole s'ouvre avec ses droits restants, et il décompte ce qui est remis. Pas de tickets à prédécouper, pas de listes croisées à quatre exemplaires, pas de discussion sur ce qui a déjà été pris.

Chaque avantage a ses propres responsables : seuls ceux que vous désignez peuvent décompter. Et l'état complet s'exporte en tableur, pour la clôture des comptes ou pour dire au traiteur combien de repas ont réellement été servis.

Pourquoi ça compte

Les contreparties sont le budget bénévole le plus mal maîtrisé d'un événement, et le sujet de friction le plus fréquent avec les équipes. Une règle annoncée, un décompte tenu au même endroit que le planning, et la question disparaît — pour vous comme pour le bénévole, qui voit lui-même ses droits sur sa page.

Questions fréquentes

À quoi sert le QR code du badge ?

À ouvrir, d'un scan avec un téléphone, la page des avantages du bénévole : ce à quoi il a droit, ce qu'il a déjà pris, ce qu'il lui reste. C'est ce qui remplace le carnet de tickets au bar et la liste papier à l'entrée du réfectoire.

Faut-il attribuer les repas un par un ?

Non. Un avantage se calcule à partir du temps de bénévolat — un repas par journée, une boisson par heure, un nombre fixe pour tout le monde — et s'attribue à l'ensemble des bénévoles en une fois. Vous ajustez ensuite les cas particuliers.

Qui peut décompter un avantage ?

Vous désignez les responsables de chaque avantage : le chef du bar pour les boissons, l'équipe restauration pour les repas. Eux seuls décomptent, et ils voient immédiatement s'il reste quelque chose au bénévole qui se présente.

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