Inscription des bénévoles en ligne

Le tableur partagé et la boîte mail débordante, c'est là que commence le désordre : des lignes en double, des disponibilités écrites en toutes lettres, des numéros de téléphone qui manquent. Avec Volunteo, vous diffusez un lien ; les candidatures arrivent complètes, normalisées, et déjà rattachées aux équipes que le bénévole a choisies.

Un lien, un QR code, et c'est parti

Chaque édition de votre événement a son adresse d'inscription permanente. Vous la collez sur votre site, dans une publication Facebook, dans un mail à vos bénévoles de l'an dernier. La page « Partager » de l'événement vous en donne aussi le QR code, à mettre sur une affiche ou un flyer : le bénévole scanne, il tombe sur le formulaire.

Vous pouvez également inscrire quelqu'un vous-même, ou importer une liste de bénévoles existante : les habitués n'ont alors rien à faire, ils reçoivent un lien de connexion qui les emmène directement sur leur page.

Un formulaire qui pose vos questions

Les informations de base — prénom, nom, date de naissance, adresse, téléphone, photo — sont là d'office, et vous choisissez lesquelles sont obligatoires : un festival qui sert de l'alcool a besoin de la date de naissance, une collecte du samedi matin n'a que faire de l'adresse postale.

Au-delà, vous ajoutez vos propres questions, du type qui vous arrange :

• oui / non — « Avez-vous le permis ? », « Êtes-vous secouriste ? »
• nombre — « Combien d'éditions avez-vous déjà faites ? »
• texte libre — allergies, régime alimentaire, remarques
• choix unique ou choix multiples — taille de t-shirt, moyen de transport, compétences
• fichier à joindre — diplôme de secourisme, autorisation parentale, attestation d'assurance

Ces questions sont recopiées d'une édition à la suivante, avec le reste de la configuration. Vous les écrivez une fois.

Les disponibilités, à votre façon

C'est le point qui fait ou défait un planning, et tous les événements ne le vivent pas pareil. Volunteo propose donc trois régimes, au choix, dans les paramètres de l'événement :

• Disponibilités libres — le bénévole déclare ses plages, au jour et à l'heure près. C'est le régime d'un festival qui tourne en continu sur quatre jours.
• Créneaux prédéfinis — vous listez les créneaux qui existent (« samedi 9h-13h », « samedi 13h-17h »…) et le bénévole coche. Beaucoup plus simple à remplir, beaucoup plus simple à relire.
• Aucune disponibilité demandée — pour les événements où tout le monde est là du début à la fin.

Quel que soit le régime, les disponibilités déclarées servent ensuite de garde-fou : au moment d'affecter, l'outil refuse de placer quelqu'un sur un horaire où il n'est pas là.

Les équipes que le bénévole souhaite

Le formulaire présente vos équipes et laisse le bénévole dire lesquelles l'intéressent — bar, accueil, montage, navettes. Vous pouvez limiter le nombre de vœux, proposer une case « toutes les équipes » pour les volontaires qui s'en moquent, masquer automatiquement les équipes déjà complètes, ou désactiver complètement ce choix si c'est vous qui répartissez.

Le résultat : quand vous ouvrez la liste de vos bénévoles, elle est déjà triable par équipe souhaitée. Vous ne partez pas d'une page blanche.

C'est vous qui validez

Une inscription est une candidature, pas une place acquise. Vous acceptez, vous refusez, vous laissez en attente. Un bénévole refusé ne vous coûte rien : la facturation ne compte que les bénévoles acceptés. Et si vous voulez respirer, vous fermez les inscriptions d'une case à cocher.

Et ensuite, le bénévole a sa page

Une fois accepté, chacun dispose de son espace : ses affectations, ses horaires, ses lieux, les documents que vous lui destinez, le contact de ses responsables. C'est ce qui fait taire le téléphone la veille de l'événement — la réponse est en ligne, à jour, et le bénévole y accède seul depuis son mobile.

Questions fréquentes

Faut-il que mes bénévoles créent un compte ?

Oui, et c'est ce qui leur évite de tout ressaisir l'année suivante : ils retrouvent leur compte, leurs coordonnées et l'historique de leurs participations. Un bénévole que vous inscrivez vous-même n'a jamais choisi de mot de passe ; il reçoit un lien de connexion qui lui en fait choisir un et l'ouvre directement sur sa page.

Puis-je fermer les inscriptions quand j'ai assez de monde ?

Oui, d'une case à cocher dans les paramètres de l'événement. Le lien reste valide mais annonce que les inscriptions sont closes. Vous pouvez aussi masquer automatiquement les équipes dont tous les postes sont pourvus, sans fermer le reste.

Mon événement doit-il apparaître publiquement ?

Non. Une édition privée reste joignable par son lien d'inscription uniquement : elle n'est listée ni dans le moteur de recherche des bénévoles, ni dans le plan du site. Le réglage est par édition, un événement peut donc alterner une occasion publique et une occasion réservée.

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