Le pointage des présences
Le pointage enregistre l'arrivée d'un bénévole à son poste et son départ. Il répond à la question qu'on se pose pendant l'événement et pas après : qui est là, qui manque, et combien de temps chacun a réellement donné.
L'activer
Le pointage est désactivé par défaut, et il s'active événement par événement :
- Ouvrez la configuration de votre événement
- Cochez Pointer les présences aux postes
Tant que la case est décochée, aucun bouton n'apparaît nulle part et rien ne change. Une fois cochée, le réglage se recopie sur l'édition suivante, et vous pouvez le décocher à tout moment sans perdre ce qui a déjà été pointé.
Pointer une arrivée
Deux chemins mènent au même geste, selon que vous avez le badge sous les yeux ou l'écran devant vous.
En scannant le badge. Avec l'appareil photo de votre téléphone, scannez le QR code du badge du bénévole. L'écran qui s'ouvre porte son nom, ses postes du moment, et un bouton par poste. Les badges déjà imprimés fonctionnent : il n'y a rien à réimprimer.
Depuis la page du poste. Chaque bénévole affecté y porte son bouton Pointer l'arrivée, puis Pointer le départ une fois arrivé. C'est le chemin quand le bénévole est devant vous sans son badge.
Qui peut pointer
L'organisateur, et tout responsable d'équipe pour les postes de son équipe. Le responsable de la buvette pointe les bénévoles de la buvette, pas ceux de la billetterie : c'est la même règle que pour le reste de la gestion des équipes.
Lire l'état d'un poste
La page du poste affiche trois états, et le nombre de bénévoles actuellement présents en tête :
- À son poste : l'arrivée est pointée, le départ non.
- Parti : les deux sont pointés.
- En attente : le créneau a commencé et personne n'a encore pointé ce bénévole.
Un bénévole non pointé ne porte pas de pastille rouge, et ce n'est pas un oubli de notre part : l'absence de pointage ne dit pas qu'il n'est pas venu, seulement que personne ne l'a enregistré.
Corriger une erreur
Un mauvais scan, un bénévole pointé à la place d'un autre : le bouton Annuler ce pointage, à côté de l'autre, efface l'arrivée et le départ de cette affectation. Le pointage repart de zéro, rien n'est irréversible.
Les heures effectuées
La liste des bénévoles gagne une colonne Heures effectuées, triable, à côté des heures planifiées. Elle s'exporte avec le reste de la liste.
- Le compte part de l'arrivée réelle : un bénévole arrivé une demi-heure en avance a donné cette demi-heure.
- Un départ oublié s'arrête à la fin prévue du créneau, jamais plus loin.
- Une affectation que personne n'a pointée laisse la case vide, et non « 0 h ».
Ce que le pointage ne fait pas
Il ne valorise pas les heures : pas de taux horaire, pas de reçu fiscal pour don de temps, pas d'état prêt à joindre à un dossier de subvention. Il ne vérifie pas non plus où se trouve le téléphone qui pointe : si vous avez besoin d'une preuve de présence sur le site, le pointage ne la fournit pas.
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