Les documents
Vous pouvez importer des modèles de documents au format docx, ils seront complétés automatiquement lors du téléchargement, selon les cas :
- document spécifique à un bénévole (badge, convention de bénévolat, etc.) : téléchargeable sur la page du bénévole
- document spécifique à un poste ou à une équipe (instructions, etc.) : téléchargeable sur la page concernée
Balises
Voici la liste des balises que vous pouvez utiliser dans les modèles. Elles seront remplacées par les valeurs appropriées lors du téléchargement du fichier.
Ces mêmes balises fonctionnent dans les emails que vous écrivez à vos bénévoles (onglet Bénévoles, bouton Email) : elles y sont remplacées pour chaque destinataire au moment de l'envoi, et le bouton « Insérer une balise » vous propose la liste adaptée à votre événement.
Les emails que la plateforme envoie automatiquement (« Modèles d'emails automatiques », dans les paramètres de l'événement) ont leurs propres balises, adaptées à chaque envoi : poste, horaires de l'affectation, lien de connexion… Elles sont listées sur la page de personnalisation de chacun.
| Balise | Exemple | Type de document |
|---|---|---|
| ${NOM_BENEVOLE} | Dupont | Tous |
| ${PRENOM_BENEVOLE} | Jean | Tous |
| ${NOM_COMPLET_BENEVOLE} | Jean Dupont | Tous |
| ${DATE_DE_NAISSANCE_BENEVOLE} | 1 janvier 1980 | Tous |
| ${ADRESSE_BENEVOLE} | 17, rue de la gare | Tous |
| ${CODE_POSTAL_BENEVOLE} | 29200 | Tous |
| ${VILLE_BENEVOLE} | Brest | Tous |
| ${TELEPHONE_BENEVOLE} | +33 2 98 76 54 32 | Tous |
| ${EMAIL_BENEVOLE} | jean.dupont@example.com | Tous |
| ${LISTE_POSTES_BENEVOLE} |
Du 4 juillet 2017 10:00 au 4 juillet 2017 16:00 : Billetterie Du 4 juillet 2017 18:00 au 4 juillet 2017 20:15 : Restauration |
Tous |
| ${PLANNING_BENEVOLE} |
Accueil / Billetterie Début : 04/07/2017 10:00 Fin : 04/07/2017 16:00 Responsable : Marie Martin - +33 6 12 34 56 78 Restauration Début : 04/07/2017 18:00 Fin : 04/07/2017 20:15 Responsable : Paul Durand - +33 6 98 76 54 32 |
Tous |
| ${LISTE_EQUIPES_BENEVOLE} | Accueil, Restauration | Tous |
| ${NOM_EVENEMENT} | Festival du Bout du Monde 2026 | Tous |
| ${INFORMATION_COMPLEMENTAIRE_XXX} |
Il s'agit de l'information complémentaire du bénévole portant le numéro XXX dans l'espace de configuration : prendre le numéro présent à la fin de l'adresse web de la page de modification de cette information (après "/ib/edit/"). |
Tous |
| ${NOM_POSTE} | Billetterie | Poste |
| ${DEBUT_POSTE_BENEVOLE} | Le 4 juillet 2017 10:00 | Poste |
| ${FIN_POSTE_BENEVOLE} | Le 4 juillet 2017 16:00 | Poste |
| ${LISTE_AUTRES_BENEVOLES_POSTE} |
Marie Martin : 06 26 83 18 21 Luc Dupont : 07 22 93 48 54 |
Poste |
| ${NOM_COMPLET_RESPONSABLE_EQUIPE} | Marie Martin |
Poste Équipe |
| ${TELEPHONE_RESPONSABLE_EQUIPE} | 06 26 83 18 21 |
Poste Équipe |
| ${INFORMATION_POSTE_XXX} | Il s'agit de l'information complémentaire nommée XXX dans le poste concerné par le document. Il peut s'agit d'un texte libre, d'une image ou d'une carte. | Poste |
| ${INFORMATION_POSTE_XXX.GPS} | Coordonnées GPS de l'information complémentaire de type localisation nommée XXX dans le poste concerné par le document. | Poste | ${INFORMATION_POSTE_XXX.TEXTE} | Description de l'information complémentaire de type localisation nommée XXX dans le poste concerné par le document. | Poste |
Vous souhaitez pouvoir utiliser d'autres balises ? Contactez-nous !
Visibilité
Vous pouvez restreindre la visibilité de certains documents, pour empêcher les simples bénévoles d'y avoir accès, par exemple dans le cas de documents administratifs spécifiques à certaines équipes (sécurité, etc.), ou des documents d'accès à fournir aux bénévoles lors de leur arrivée sur site, que vous souhaitez leur remettre en mains propres.
L'option "visible des bénévoles" vous permet de définir ce paramètre.
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