Les données de vos bénévoles

Vous demandez à des bénévoles leur date de naissance, leur adresse, parfois un certificat médical ou une photo. Ces informations sont les leurs, et devant la loi c'est vous qui en répondez, pas votre logiciel. Ce que le logiciel peut faire, c'est vous donner de quoi tenir cette responsabilité : un hébergement clair, un contrat écrit, et des durées qui s'appliquent vraiment.

Hébergé en France

L'application, la base de données et les sauvegardes sont en France, chez un hébergeur français. Les sauvegardes sont chiffrées et conservées sur une fenêtre glissante de trente jours, sur un second espace. Rien ne part hors de l'Union européenne, et la liste de nos sous-traitants est publique : vous savez qui touche quoi.

Vous êtes responsable, nous sommes sous-traitant

C'est la seule lecture tenable, et elle a des conséquences concrètes. Vous décidez quels bénévoles inviter, quelles informations leur demander, qui y accède, combien de temps garder votre événement. Nous n'avons aucune finalité propre sur ces données et ne les utilisons jamais pour notre compte.

Le règlement impose alors un contrat écrit entre nous, et il existe : l'accord de sous-traitance, au titre de l'article 28, publié et applicable à tout organisateur, sans démarche de votre part. Objet, obligations, sous-traitants ultérieurs, transferts, sécurité, sort des données à la fin, audit.

Si votre propre registre réclame un exemplaire signé, vous le téléchargez en PDF depuis cette page ou depuis votre facturation : le texte intégral, l'identification des deux parties déjà remplie au nom de votre événement, et un cartouche de signatures. Vous signez, nous contresignons.

Des durées appliquées, pas affichées

Une politique de confidentialité qui annonce des durées sans que rien ne les applique est une politique fausse. Ici, une tâche automatique s'en charge :

• les fichiers déposés par les bénévoles sont effacés douze mois après la fin de l'édition ;
• un compte dormant depuis trois ans reçoit un avertissement par email, puis est anonymisé trente jours plus tard s'il ne s'est rien passé ;
• les journaux techniques tournent sur quatre-vingt-dix jours ;
• les factures restent dix ans, parce que la loi comptable l'exige, y compris après la suppression de l'événement qu'elles concernent.

Les durées affichées sur la politique de confidentialité sont lues dans le code qui les applique : la page et le comportement ne peuvent pas diverger.

Le bénévole exerce ses droits lui-même

C'est ce qui vous épargne le plus de travail. Depuis son espace, un bénévole consulte ses données, corrige son profil, exporte son planning, quitte l'événement (ce qui retire ses disponibilités, ses affectations et les informations qu'il vous avait données) ou supprime son compte.

Pour les demandes qui vous reviennent, l'export complet de la fiche d'un bénévole se fait en deux clics depuis sa liste, colonnes comprises. Le délai légal d'un mois cesse d'être un problème quand la réponse prend deux minutes.

Et votre événement, vous le supprimez quand vous voulez

La page des paramètres de l'événement porte son propre bouton de suppression, y compris pour un événement terminé : équipes, affectations, journal et informations des bénévoles partent avec lui. C'est la contrepartie honnête du principe de minimisation, et c'est un droit qu'un outil qui vous retient ne vous donne pas.

Pourquoi ça compte

Une association qui choisit un outil de gestion de bénévoles pose tôt ou tard trois questions : où sont les données, qui y a accès, et qu'est-ce qui est signé. La plupart des réponses du marché tiennent en une phrase rassurante sur une page de vente. Les nôtres tiennent dans un contrat publié, un registre tenu, et une tâche qui efface pour de bon.

Questions fréquentes

Où sont hébergées les données ?

En France, chez Gandi SAS, application et base comprises. Les sauvegardes chiffrées vivent sur un second espace, également en France.

Qui est responsable des données des bénévoles ?

Vous, l'organisateur. C'est vous qui décidez qui inviter, quelles informations demander et combien de temps garder l'événement. Nous sommes votre sous-traitant, comme tout logiciel hébergé.

Faut-il signer quelque chose ?

L'accord de sous-traitance s'applique sans signature, comme des conditions d'utilisation. Si votre registre en réclame un exemplaire signé, vous le téléchargez en PDF, déjà rempli au nom de votre événement, et nous le contresignons.

Que devient un événement terminé ?

Il reste tant que vous le gardez, et se supprime depuis ses paramètres quand vous n'en voulez plus. Les fichiers déposés par les bénévoles, eux, sont effacés d'office douze mois après la fin de l'édition.

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