Suivre trois cents bénévoles sans perdre le fil

Une fois les inscriptions ouvertes, l'organisation se joue sur une seule page : la liste des bénévoles. Qui vient d'arriver, qui attend une réponse, qui n'a encore rien rempli, qui est libre le dimanche matin, qui n'est affecté nulle part. Une liste qui ne sait faire que l'ordre alphabétique oblige à tenir un second tableau à côté, et c'est ce second tableau qui finit par faire foi.

Cinq états, et un filtre pour chacun

Un bénévole n'est pas simplement inscrit ou non. La liste distingue ceux que vous avez acceptés, ceux qui sont en attente de votre décision, ceux que vous avez refusés, ceux que vous avez invités depuis l'édition précédente et qui n'ont pas encore répondu, et ceux qui ont prévenu qu'ils seraient absents cette année.

C'est cette distinction qui permet de répondre à la seule question qui compte une semaine avant : combien de personnes sûres, et combien de peut-être. Le compteur de chaque filtre vous le dit sans que vous ayez à compter.

Filtrer sur ce que vous cherchez vraiment

Au-delà du statut, la liste se restreint sur ce qui sert à décider :

• les bénévoles d'une équipe donnée, ou ceux qui l'ont souhaitée sans y être encore affectés ;
• ceux qui sont affectés à un poste précis ;
• ceux qui sont disponibles sur une période, celle du créneau que vous n'arrivez pas à remplir ;
• ceux dont le total d'heures affectées reste sous un seuil, ou le dépasse : les oubliés et les surchargés se trouvent dans le même mouvement.

La recherche par nom reste là, évidemment, pour le bénévole qui appelle et dont vous n'avez que le prénom.

Vos colonnes, pas les nôtres

Chaque événement suit autre chose. Vous choisissez donc les colonnes affichées : disponibilités, équipes souhaitées et leur commentaire, postes affectés, durée totale affectée, date d'inscription, date de naissance, droits, groupe, note interne. Et vos propres questions : si vous demandez le permis, la taille de T-shirt ou le régime alimentaire à l'inscription, ce sont des colonnes comme les autres, triables comme les autres.

Le tri suit la colonne, dans les deux sens, et il survit à la pagination comme aux filtres : vous ne perdez pas votre vue en tournant la page.

Ce que la liste permet de faire, depuis la liste

Accepter ou refuser une inscription, affecter à un poste, ouvrir la fiche, écrire à la sélection courante (le filtre devient la liste de destinataires, voir les emails aux bénévoles), exporter ce que vous voyez, colonnes comprises. Et pour le bénévole qui a perdu son mot de passe la veille au soir, un lien de connexion à lui envoyer, ou à lui lire au téléphone.

Chaque bénévole a son historique

Sur sa fiche, un journal retrace ce qui lui est arrivé : son inscription, votre validation, ses affectations et leurs changements, les emails qu'il a reçus. Vous pouvez y ajouter vos propres notes datées, l'appel du mardi soir, la promesse de passer le samedi. Trois personnes qui gèrent le même événement cessent ainsi de se raconter les choses par SMS.

S'y ajoute une note interne, d'une à cinq étoiles, invisible du bénévole. Elle ne sert presque à rien pendant l'événement, et beaucoup l'année suivante, quand il faut décider qui rappeler en premier.

Pourquoi ça compte

Le tableur parallèle est le signe qu'un outil de gestion de bénévoles a échoué. Il apparaît toujours au même endroit : le jour où la liste ne sait pas répondre à « qui est libre dimanche matin et pas encore affecté ». Tant qu'elle sait y répondre, il n'y a qu'une seule liste, et c'est la bonne.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles la liste supporte-t-elle ?

Les événements de plusieurs centaines de bénévoles sont le cas courant. La liste est paginée par défaut ; vous pouvez la dérouler d'un seul tenant quand vous préférez tout voir, ou la charger au fil du défilement.

Un responsable d'équipe voit-il toute la liste ?

Il voit les bénévoles de son périmètre. Ce qu'il peut faire ensuite, valider une inscription, créer un bénévole, toucher aux disponibilités, se règle événement par événement dans les paramètres.

Peut-on noter un bénévole ?

Oui, d'une à cinq étoiles, demi-étoiles comprises, et la note reste interne à l'organisation. Elle sert surtout l'année suivante, au moment de décider qui rappeler en premier.

Comment retrouve-t-on ce qui est arrivé à un bénévole ?

Chaque bénévole a son journal : inscription, validation, affectations, emails reçus, modifications. Vous pouvez aussi y ajouter vos propres notes datées, par exemple le contenu d'un appel téléphonique.

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