Gérer les bénévoles de l'accueil de réfugiés
Des cours de français deux soirs par semaine, des accompagnements à la préfecture le matin, des transports à la demande. Ici, un bénévole ne s'inscrit pas pour un week-end, il s'engage pour un trimestre.
Des missions qui ne se ressemblent pas
Le cours de français est un créneau fixe avec deux intervenants ; l'accompagnement administratif est un rendez-vous du matin pris par une personne ; le transport se décide la veille. Trois postes différents, avec chacun son effectif, ses horaires et son responsable, dans la même édition. Vous ne pliez pas vos missions à un modèle unique.
Ce que la durée change
Un engagement de trimestre se prépare autrement qu'une vacation de festival : il faut savoir qui est validé, qui a déposé son attestation, et qui n'est plus venu depuis trois semaines. Le suivi des bénévoles donne cet état, et l'inscription reste ouverte toute l'année, chaque candidature attendant la validation d'un responsable.
Les bénévoles d'un collectif partenaire
Une association de quartier, une équipe paroissiale, un collectif d'étudiants qui prend les cours du mardi : les groupes de bénévoles leur donnent leur lien et leurs propres référents. Ils remplissent leurs créneaux entre eux, vous lisez le résultat.
Les données, et seulement celles des bénévoles
C'est la question que posent les structures de ce secteur, et la réponse est nette : l'outil ne contient aucune fiche de personne accompagnée. Il tient vos bénévoles, avec des durées de conservation appliquées par l'outil, un hébergement en France et un accord de sous-traitance téléchargeable.
Un engagement long se facture à l'année
Le modèle au bénévole accepté est fait pour un événement daté. Pour une activité qui dure, la licence annuelle pose un prix fixe sur douze mois, jusqu'au plafond de bénévoles du palier, et inclut les créneaux hebdomadaires en série.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Questions fréquentes
Les personnes accompagnées apparaissent-elles dans l'outil ?
Non. L'outil ne gère que vos bénévoles : leurs coordonnées, leurs disponibilités, leurs créneaux. Aucune fiche de bénéficiaire, et donc aucune donnée sensible à protéger de ce côté.
Peut-on demander une pièce ou une attestation à l'inscription ?
Oui. Le formulaire d'inscription accepte des pièces déposées par le bénévole, et un responsable voit lesquelles manquent avant de valider.
Comment gérer un engagement qui dure des mois ?
Par une édition qui couvre l'année et des créneaux récurrents, payée par licence annuelle plutôt que par crédits. Un bénévole accepté une fois ne se repaie pas chaque mois.