Gérer les bénévoles d'une maraude
Un équipage de trois, un soir sur deux, de novembre à mars. Une maraude ne tombe jamais pour cause de surcharge : elle tombe parce qu'il manquait une personne à 19 h.
Le problème est le soir où il manque quelqu'un
Sur une tournée, l'effectif n'est pas un confort : en dessous de trois, elle ne part pas. Un poste porte donc son effectif requis heure par heure, et le créneau du mardi 19 h affiche deux inscrits sur trois aussi longtemps qu'il manque une personne. C'est l'écran que vous regardez le lundi, et c'est le seul chiffre qui compte.
Quand un équipage est complet, les inscriptions suivantes deviennent des remplaçants. Un désistement à 18 h promeut le premier d'entre eux et le prévient par email, sans que personne n'ait à tenir une liste d'attente à la main. Voir la réservation de créneaux.
Une saison se déclare une fois
Les tournées d'une maraude ne s'inventent pas chaque semaine : un soir sur deux, même point de rendez-vous, même durée. Les séries de créneaux hebdomadaires écrivent la saison entière en une saisie, et les exceptions (les fêtes, les renforts de grand froid) se corrigent créneau par créneau.
Les équipages formés, et les autres
Une maraude mélange des bénévoles aguerris et des nouveaux venus, et ce mélange se décide, il ne se subit pas. Chaque groupe de tournée est une équipe avec son référent, qui valide qui monte dans l'équipage. Un bénévole qui n'a pas fait la soirée de sensibilisation reste en attente, visible, et n'apparaît sur aucune tournée tant qu'il n'est pas accepté.
Ce que le référent emporte
Le publipostage sort, depuis un modèle Word, la fiche de tournée du soir : qui est dans l'équipage, les téléphones, le secteur, les consignes. Les emails aux bénévoles rappellent la veille à ceux qui sont inscrits, et seulement à eux.
Une activité d'hiver se paie à l'année
Vous mobilisez les mêmes personnes cinq mois d'affilée : la licence annuelle remplace le décompte par un prix fixe, avec un plafond de bénévoles acceptés et les séries hebdomadaires comprises. L'hiver suivant, vous repartez de vos équipes et de vos tournées.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Questions fréquentes
Peut-on limiter une maraude à des bénévoles déjà formés ?
Oui. Un poste n'est ouvert qu'aux bénévoles d'une équipe donnée, et l'inscription sur un créneau passe par la validation du responsable de cette équipe.
Les bénévoles reçoivent-ils la composition de l'équipe du soir ?
Oui, par email, avec le point de rendez-vous, l'horaire et le numéro du référent. Le publipostage produit aussi la fiche de tournée à imprimer.
Et les données des personnes rencontrées ?
Elles n'ont pas leur place ici : l'outil gère vos bénévoles, pas vos bénéficiaires. Les durées de conservation et l'accord de sous-traitance portent sur les seules données de vos bénévoles.