Gérer les bénévoles d'une banque alimentaire
Deux ramasses par semaine, un tri le jeudi, une distribution le samedi matin, cinquante-deux fois par an. Votre difficulté n'est pas de recruter, c'est de savoir qui vient samedi prochain.
Une année se saisit une fois, pas cinquante-deux
Une banque alimentaire ne vit pas un pic, elle vit une routine. Le travail d'organisation n'est donc pas de remplir trois jours, c'est de tenir un tableau qui ne se démode jamais. Les séries de créneaux hebdomadaires écrivent toute l'année en une saisie : le samedi de 9 h à 12 h, à l'entrepôt, quatre bénévoles requis, de septembre à juin. Ce qui change ensuite se corrige créneau par créneau, sans toucher au reste.
Le bénévole prend ses dates, vous gardez la vue d'ensemble
Vos bénévoles réguliers savent mieux que vous quels samedis ils peuvent. La réservation de créneaux leur laisse prendre les leurs, avec remplaçants et liste d'attente sur les créneaux complets : un désistement du vendredi soir promeut le premier remplaçant et le prévient, sans que vous ayez à le remarquer. Vous lisez, de votre côté, les permanences encore creuses, et vous relancez celles-là seulement.
L'entrepôt, les magasins, l'épicerie : une équipe chacun
Chaque lieu devient une équipe avec son responsable, qui valide ses propres bénévoles et suit son propre planning. Un responsable d'entrepôt ne voit pas les plannings de l'épicerie solidaire, et n'a pas à les voir. Vous conservez le planning global, lieu par lieu et semaine par semaine.
Les groupes qui viennent en renfort
Un lycée, une entreprise, une paroisse qui envoie quinze personnes sur une ramasse : les groupes de bénévoles reçoivent leur propre lien d'inscription et leurs propres référents, pour s'organiser entre eux sans vous ajouter de travail.
Payer à l'année, pas à la tête
Un outil facturé au bénévole accepté n'a aucun sens quand ce sont les mêmes soixante personnes toute l'année. C'est exactement ce que corrige la licence annuelle : un prix fixe pour douze mois, un plafond de bénévoles acceptés, et les séries hebdomadaires comprises. Le report d'une année sur la suivante reprend vos lieux, vos équipes et vos postes : la deuxième année ne se saisit pas.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Questions fréquentes
Faut-il créer un nouvel événement chaque semaine ?
Non. Vous créez une édition qui couvre votre année, et les distributions sont des créneaux qui se répètent. Les séries de créneaux hebdomadaires écrivent les cinquante-deux samedis en une saisie.
Comment payer quand les bénévoles sont les mêmes toute l'année ?
Par la licence annuelle plutôt que par crédits : un prix fixe pour l'année, autant de bénévoles acceptés que le palier choisi en autorise, et plus rien à décompter.
Un bénévole qui vient une fois par mois voit-il seulement ses dates ?
Oui. Chaque bénévole a son espace, qui ne montre que ses créneaux à lui, avec le lieu, l'horaire et le contact de son responsable.