Gérer les bénévoles d'un centre social
Huit activités hebdomadaires, quarante bénévoles, trois jours de vacances scolaires au milieu. Le planning d'un centre social n'est pas un planning d'événement : il recommence chaque lundi.
Une activité, un poste, un créneau qui revient
L'accompagnement scolaire du mardi 17 h, l'atelier couture du jeudi, la permanence numérique du vendredi matin : chacune est un poste avec son effectif requis et son créneau hebdomadaire. Vous les posez une fois pour l'année scolaire, vous retirez les semaines de vacances, et le planning tient tout seul jusqu'en juin.
La disponibilité se déclare, elle ne se devine pas
Un bénévole de centre social n'est pas disponible au hasard : il peut le mardi, pas le jeudi, et pas avant 17 h. Il le déclare lui-même sur son espace bénévole, et l'outil refuse de le placer en dehors. Vous cessez ainsi de reconstruire de mémoire, au téléphone, ce que quarante personnes vous ont dit en septembre.
Un responsable par activité, pas un planning central
Celle qui tient l'atelier couture connaît ses bénévoles ; vous n'avez pas à valider à sa place. Chaque activité devient une équipe avec son responsable, qui accepte ses bénévoles, voit son propre créneau se remplir et relance les siens. Vous gardez le planning global de la semaine, et le suivi des bénévoles pour savoir qui n'est pas revenu depuis un mois.
Les bénévoles arrivent toute l'année
Un centre social ne recrute pas une fois en septembre : quelqu'un se présente en janvier, un autre en mars. Le formulaire d'inscription reste ouvert, et chaque candidature attend votre validation avant d'apparaître sur un créneau. Votre liste existante s'importe depuis un tableur pour commencer.
Un prix qui ne dépend pas du nombre d'activités
Facturer au bénévole accepté revient à vous faire payer d'avoir plusieurs ateliers. La licence annuelle est un prix fixe pour douze mois, jusqu'au plafond de bénévoles du palier choisi, avec les séries hebdomadaires. L'année scolaire suivante repart de vos activités telles quelles.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Questions fréquentes
Peut-on suivre les heures faites par chaque bénévole ?
En partie : un responsable pointe l'arrivée au poste et le départ, et les heures effectuées se totalisent à côté des heures planifiées. Ce qui manque, c'est la valorisation, taux horaire et état à joindre à un dossier ; si un rapport d'heures valorisées est une obligation pour vous, regardez un logiciel de programme permanent.
Les périodes de vacances scolaires peuvent-elles être exclues ?
Oui. Une série de créneaux hebdomadaires se pose sur une période que vous bornez, et les semaines sans activité se suppriment créneau par créneau.
Un bénévole peut-il tenir deux activités différentes ?
Oui. Un même bénévole s'inscrit sur les créneaux de plusieurs postes, dans plusieurs équipes, et son espace personnel les réunit dans un seul planning.