Gérer les bénévoles d'une braderie
Une braderie, c'est cent personnes mobilisées sur une seule journée, souvent venues de plusieurs associations du quartier. Tout se joue avant 8 h du matin.
Une journée, un pic, aucun rattrapage
Le placement des exposants commence à l'aube, la buvette déborde à midi, le rangement mobilise tout le monde à 17 h. Trois pics d'effectif dans la même journée, avec des gens qui n'ont pas les mêmes horaires : c'est exactement ce qu'un planning à la main gère mal.
En déclarant le besoin heure par heure sur chaque poste (placiers, entrée, buvette, sécurité, rangement), vous voyez le creux de 14 h avant qu'il n'arrive, et non le jour même.
Plusieurs associations, un seul événement
Une braderie de quartier est rarement organisée par une seule structure : le comité des fêtes, l'école, le club de foot et l'amicale amènent chacun ses bénévoles. Les groupes de bénévoles donnent à chaque association son lien d'inscription et ses propres responsables ; elle gère ses membres, vous gardez la liste complète et le planning commun.
Et le lundi, tout est déjà prêt pour l'an prochain
Les bénévoles, les équipes, les postes et les horaires restent enregistrés. L'édition suivante se crée à partir de celle-ci : vous réinvitez les mêmes personnes, qui retrouvent leur compte, et vous ne repartez pas d'une feuille blanche chaque année. C'est le point sur lequel un tableur ne vous aide jamais, parce qu'il faut le reconstruire à chaque fois.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Nous sommes une petite association, est-ce que cela nous coûte quelque chose ?
Les onze premiers bénévoles sont offerts sur la première édition d'un nouvel événement, et au-delà la facturation se fait au bénévole accepté, sans abonnement. Une braderie de cinquante bénévoles reste une dépense modeste, payée une fois.
Faut-il installer quelque chose ?
Non, tout se fait depuis un navigateur, y compris sur le téléphone des bénévoles le jour J.
Peut-on inscrire des bénévoles qui n'ont pas d'adresse email ?
Un bénévole a besoin d'une adresse pour avoir son compte et recevoir ses affectations. Pour ceux qui n'en ont pas, un responsable peut les inscrire et suivre leur planning à leur place.