Une braderie, c'est cent personnes mobilisées sur une seule journée, souvent venues de plusieurs associations du quartier. Tout se joue avant 8 h du matin.
Le placement des exposants commence à l'aube, la buvette déborde à midi, le rangement mobilise tout le monde à 17 h. Trois pics d'effectif dans la même journée, avec des gens qui n'ont pas les mêmes horaires : c'est exactement ce qu'un planning à la main gère mal.
En déclarant le besoin heure par heure sur chaque poste — placiers, entrée, buvette, sécurité, rangement — vous voyez le creux de 14 h avant qu'il n'arrive, et non le jour même.
Une braderie de quartier est rarement organisée par une seule structure : le comité des fêtes, l'école, le club de foot et l'amicale amènent chacun ses bénévoles. Les groupes de bénévoles donnent à chaque association son lien d'inscription et ses propres responsables ; elle gère ses membres, vous gardez la liste complète et le planning commun.
Les bénévoles, les équipes, les postes et les horaires restent enregistrés. L'édition suivante se crée à partir de celle-ci : vous réinvitez les mêmes personnes, qui retrouvent leur compte, et vous ne repartez pas d'une feuille blanche chaque année. C'est le point sur lequel un tableur ne vous aide jamais, parce qu'il faut le reconstruire à chaque fois.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Les onze premiers bénévoles sont offerts sur la première édition d'un nouvel événement, et au-delà la facturation se fait au bénévole accepté, sans abonnement. Une braderie de cinquante bénévoles reste une dépense modeste, payée une fois.
Non, tout se fait depuis un navigateur, y compris sur le téléphone des bénévoles le jour J.
Un bénévole a besoin d'une adresse pour avoir son compte et recevoir ses affectations. Pour ceux qui n'en ont pas, un responsable peut les inscrire et suivre leur planning à leur place.