Quinze magasins, deux jours, des créneaux de deux heures : une collecte ne se planifie pas, elle se remplit. Et la saisie manuelle de trois cents permanences est un travail que personne ne devrait faire.
Sur une collecte, l'organisateur ne connaît pas à l'avance qui peut venir le samedi de 10 h à 12 h au magasin de la zone nord. C'est le bénévole qui le sait. La réservation de créneaux renverse donc le travail : vous déclarez les magasins et les créneaux avec leur effectif, les bénévoles prennent les leurs, et vous confirmez — immédiatement, ou après validation d'un responsable, selon ce que vous réglez.
Les créneaux complets acceptent des remplaçants et une liste d'attente : quand quelqu'un se désiste, le premier remplaçant est promu et prévenu, sans que vous ayez à le remarquer.
Chaque magasin devient une équipe avec son responsable, qui voit ses propres créneaux se remplir et relance les siens. Vous gardez la vue d'ensemble : les magasins complets, ceux qui ne le sont pas, et les heures creuses du dimanche après-midi qu'il faut aller chercher. Voir équipes et postes.
Une paroisse, un lycée, un comité d'entreprise qui amène vingt personnes : les groupes de bénévoles leur donnent leur lien d'inscription et leurs propres responsables, pour qu'ils s'organisent entre eux sans passer par vous.
Le publipostage produit, depuis un modèle Word, la feuille de chaque bénévole — magasin, horaires, consigne, contact du responsable — et les badges identifient les bénévoles à l'entrée du magasin. Ce sont les deux documents qu'on imprime le vendredi soir.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Non. Seule l'acceptation d'un bénévole sur l'événement est facturée. Un bénévole peut réserver un créneau et rester en attente de validation sans que cela compte.
Oui. Une structure qui collecte toute l'année peut choisir la licence annuelle plutôt que les crédits : un prix fixe pour l'édition, jusqu'à un plafond de bénévoles, avec des séries de créneaux hebdomadaires.
Non, la réservation de créneaux se fait depuis un téléphone. Un responsable peut aussi inscrire et positionner quelqu'un à sa place.