Gérer les bénévoles d'une collecte alimentaire
Quinze magasins, deux jours, des créneaux de deux heures : une collecte ne se planifie pas, elle se remplit. Et la saisie manuelle de trois cents permanences est un travail que personne ne devrait faire.
Le bénévole réserve, vous validez
Sur une collecte, l'organisateur ne connaît pas à l'avance qui peut venir le samedi de 10 h à 12 h au magasin de la zone nord. C'est le bénévole qui le sait. La réservation de créneaux renverse donc le travail : vous déclarez les magasins et les créneaux avec leur effectif, les bénévoles prennent les leurs, et vous confirmez. Immédiatement, ou après validation d'un responsable, selon ce que vous réglez.
Les créneaux complets acceptent des remplaçants et une liste d'attente : quand quelqu'un se désiste, le premier remplaçant est promu et prévenu, sans que vous ayez à le remarquer.
Un magasin, une équipe, un responsable
Chaque magasin devient une équipe avec son responsable, qui voit ses propres créneaux se remplir et relance les siens. Vous gardez la vue d'ensemble : les magasins complets, ceux qui ne le sont pas, et les heures creuses du dimanche après-midi qu'il faut aller chercher. Voir équipes et postes.
Les associations partenaires et les groupes constitués
Une paroisse, un lycée, un comité d'entreprise qui amène vingt personnes : les groupes de bénévoles leur donnent leur lien d'inscription et leurs propres responsables, pour qu'ils s'organisent entre eux sans passer par vous.
Et les consignes, chasubles, listes d'émargement
Le publipostage produit, depuis un modèle Word, la feuille de chaque bénévole (magasin, horaires, consigne, contact du responsable), et les badges identifient les bénévoles à l'entrée du magasin. Ce sont les deux documents qu'on imprime le vendredi soir.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
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75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Réserver un créneau consomme-t-il un crédit ?
Non. Seule l'acceptation d'un bénévole sur l'événement est facturée. Un bénévole peut réserver un créneau et rester en attente de validation sans que cela compte.
Peut-on organiser une collecte tous les mois ?
Oui. Une structure qui collecte toute l'année peut choisir la licence annuelle plutôt que les crédits : un prix fixe pour l'édition, jusqu'à un plafond de bénévoles, avec des séries de créneaux hebdomadaires.
Nos bénévoles ont-ils besoin d'un ordinateur ?
Non, la réservation de créneaux se fait depuis un téléphone. Un responsable peut aussi inscrire et positionner quelqu'un à sa place.