Gérer les bénévoles d'un salon
Un salon tient sur des permanences : deux ou trois heures par personne, du matin au soir, trois jours d'affilée. Le vrai travail est de remplir la grille sans laisser un trou à 16 h le dimanche.
Des permanences, pas des journées
Personne ne tient l'accueil d'un salon huit heures de suite. L'unité de travail est la plage de deux ou trois heures, répétée du vendredi au dimanche sur cinq ou six points : entrée, billetterie, vestiaire, buvette, information, accompagnement des exposants.
Chaque point est un poste, chaque plage un créneau, et le besoin se déclare par tranche horaire, plus de monde à l'ouverture et à l'heure du déjeuner, moins en milieu d'après-midi. Le tableau de remplissage montre les trous avant qu'ils ne se produisent. Voir l'affectation des bénévoles.
Le badge qui ouvre les portes
Sur un salon, le bénévole circule dans des zones que le public n'atteint pas, et il doit être identifiable par l'organisateur du lieu comme par les exposants. Les badges s'impriment en lot depuis la liste des bénévoles, avec le nom, la photo, l'équipe et le rôle, sur votre gabarit. Vous les imprimez la veille, pas un par un au feutre le matin même.
Les documents que chacun doit avoir lus
Plan du salon, consignes de sécurité, procédure de caisse, attestation à signer : le publipostage produit le document de chaque bénévole à partir d'un modèle Word, avec ses informations déjà remplies, et le dépose sur sa page personnelle. Il l'y trouve seul, vous ne courez pas après les signatures.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
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75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Puis-je laisser les bénévoles choisir leurs permanences ?
Oui. En activant la réservation de créneaux, chacun voit les plages restantes et prend celles qui lui conviennent, avec confirmation par un responsable si vous préférez garder la main.
Comment gérer les bénévoles qui ne viennent qu'une demi-journée ?
C'est le cas normal : un bénévole déclare ses disponibilités à l'inscription, et l'outil refuse de l'affecter à un créneau sur lequel il ne s'est pas déclaré disponible.
Peut-on exporter la liste des bénévoles présents par jour ?
Oui, tous les écrans s'exportent en Excel ou en CSV, filtrés comme vous les voyez à l'écran.