Un salon tient sur des permanences : deux ou trois heures par personne, du matin au soir, trois jours d'affilée. Le vrai travail est de remplir la grille sans laisser un trou à 16 h le dimanche.
Personne ne tient l'accueil d'un salon huit heures de suite. L'unité de travail est la plage de deux ou trois heures, répétée du vendredi au dimanche sur cinq ou six points : entrée, billetterie, vestiaire, buvette, information, accompagnement des exposants.
Chaque point est un poste, chaque plage un créneau, et le besoin se déclare par tranche horaire — plus de monde à l'ouverture et à l'heure du déjeuner, moins en milieu d'après-midi. Le tableau de remplissage montre les trous avant qu'ils ne se produisent. Voir l'affectation des bénévoles.
Sur un salon, le bénévole circule dans des zones que le public n'atteint pas, et il doit être identifiable par l'organisateur du lieu comme par les exposants. Les badges s'impriment en lot depuis la liste des bénévoles, avec le nom, la photo, l'équipe et le rôle, sur votre gabarit. Vous les imprimez la veille, pas un par un au feutre le matin même.
Plan du salon, consignes de sécurité, procédure de caisse, attestation à signer : le publipostage produit le document de chaque bénévole à partir d'un modèle Word, avec ses informations déjà remplies, et le dépose sur sa page personnelle. Il l'y trouve seul, vous ne courez pas après les signatures.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Oui. En activant la réservation de créneaux, chacun voit les plages restantes et prend celles qui lui conviennent — avec confirmation par un responsable si vous préférez garder la main.
C'est le cas normal : un bénévole déclare ses disponibilités à l'inscription, et l'outil refuse de l'affecter à un créneau sur lequel il ne s'est pas déclaré disponible.
Oui, tous les écrans s'exportent en Excel ou en CSV, filtrés comme vous les voyez à l'écran.