Gérer les bénévoles d'un téléthon
Une dizaine d'animations réparties dans la commune, cinq associations qui participent, et un week-end pour que tout tienne debout en même temps.
Dix animations en même temps, un seul planning
Vente de gâteaux sur la place, marche parrainée, tournoi à la salle des sports, buvette, stand d'inscription : chaque animation a son lieu, ses horaires et son besoin en bénévoles. Prises séparément elles sont simples ; c'est leur simultanéité qui crée le problème, parce que les mêmes personnes sont attendues à deux endroits.
Chaque animation devient une équipe, chaque permanence un créneau, et l'outil refuse d'affecter quelqu'un sur deux créneaux qui se chevauchent. Voir l'affectation et le contrôle des disponibilités.
Chaque association garde la main sur ses bénévoles
Un téléthon rassemble des structures qui ne se connaissent pas toutes : comité des fêtes, club sportif, amicale des pompiers, école. Les groupes de bénévoles leur donnent à chacune son lien d'inscription et ses propres responsables. Elles gèrent leurs membres, vous gardez la vue d'ensemble, et personne ne vous transmet une liste au format libre l'avant-veille.
Le tableau de permanences, à jour pour tout le monde
Le tableau affiché à la salle des fêtes est faux dès le lendemain. Ici, chaque bénévole a sa page personnelle avec ses permanences et le contact de son responsable, et les campagnes email vous permettent de prévenir tout le monde, une animation, ou une seule permanence, quand quelque chose bouge.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Nous sommes plusieurs associations, qui doit créer le compte ?
Une seule structure crée l'événement et invite les autres comme groupes, chacune avec ses responsables. Il n'y a qu'un événement, qu'un planning et qu'une facture.
Peut-on laisser les bénévoles choisir leurs permanences ?
Oui, en activant la réservation de créneaux : chacun voit les places restantes et s'inscrit, avec confirmation par un responsable si vous le souhaitez.
Et l'année prochaine ?
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses animations, ses permanences et ses réglages ; les bénévoles de l'an dernier sont réinvitables en un geste.