Une dizaine d'animations réparties dans la commune, cinq associations qui participent, et un week-end pour que tout tienne debout en même temps.
Vente de gâteaux sur la place, marche parrainée, tournoi à la salle des sports, buvette, stand d'inscription : chaque animation a son lieu, ses horaires et son besoin en bénévoles. Prises séparément elles sont simples ; c'est leur simultanéité qui crée le problème, parce que les mêmes personnes sont attendues à deux endroits.
Chaque animation devient une équipe, chaque permanence un créneau, et l'outil refuse d'affecter quelqu'un sur deux créneaux qui se chevauchent. Voir l'affectation et le contrôle des disponibilités.
Un téléthon rassemble des structures qui ne se connaissent pas toutes : comité des fêtes, club sportif, amicale des pompiers, école. Les groupes de bénévoles leur donnent à chacune son lien d'inscription et ses propres responsables. Elles gèrent leurs membres, vous gardez la vue d'ensemble — et personne ne vous transmet une liste au format libre l'avant-veille.
Le tableau affiché à la salle des fêtes est faux dès le lendemain. Ici, chaque bénévole a sa page personnelle avec ses permanences et le contact de son responsable, et les campagnes email vous permettent de prévenir tout le monde, une animation, ou une seule permanence, quand quelque chose bouge.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Une seule structure crée l'événement et invite les autres comme groupes, chacune avec ses responsables. Il n'y a qu'un événement, qu'un planning et qu'une facture.
Oui, en activant la réservation de créneaux : chacun voit les places restantes et s'inscrit, avec confirmation par un responsable si vous le souhaitez.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses animations, ses permanences et ses réglages ; les bénévoles de l'an dernier sont réinvitables en un geste.