Une soirée se joue sur trois heures de montage et deux heures de rangement. Il n'y a pas de marge pour un bénévole qui ne vient pas et que personne n'a remplacé.
Un concert n'a pas un besoin en bénévoles, il en a trois : le montage l'après-midi, l'exploitation pendant le public, le démontage après le dernier morceau. Ce sont trois créneaux, avec trois effectifs différents et rarement les mêmes personnes — celui qui monte la scène ne tient pas la caisse.
Vous déclarez le besoin heure par heure sur chaque poste, et le tableau vous dit où il manque du monde plutôt que de vous laisser le deviner. Voir le détail : équipes et postes.
C'est le risque propre au format court : sur un festival, une absence se rattrape dans la journée ; sur une soirée, elle laisse un trou. La réservation de créneaux prévoit ce cas — un bénévole prend son créneau, d'autres s'inscrivent comme remplaçants ou en liste d'attente, et quand quelqu'un se désiste, le premier remplaçant est promu et prévenu automatiquement. Vous ne passez pas la soirée au téléphone.
Changement d'horaire de balance, entrée par la porte de derrière, parking déplacé : vous écrivez aux bénévoles d'une équipe, d'un poste, ou à tous, depuis l'outil, avec des modèles d'emails enregistrés d'une fois sur l'autre. Chacun a par ailleurs sa page personnelle avec ses horaires, à jour, consultable depuis son téléphone : c'est ce qui fait taire le téléphone une heure avant l'ouverture.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
L'inscription en ligne et le planning tiennent en dix minutes de mise en place, et les onze premiers bénévoles sont offerts sur un nouvel événement : une petite soirée ne paie rien du tout.
Oui, chaque date est une édition de votre événement, créée à partir de la précédente avec ses équipes et ses postes. Les bénévoles de la dernière date sont réinvitables en un geste.
Le compte est nécessaire — c'est lui qui leur permet de retrouver leurs affectations et de ne rien ressaisir la fois suivante. Vous pouvez aussi les inscrire vous-même ou importer une liste, ils reçoivent alors un lien de connexion.