Gérer les bénévoles d'un concert
Une soirée se joue sur trois heures de montage et deux heures de rangement. Il n'y a pas de marge pour un bénévole qui ne vient pas et que personne n'a remplacé.
Une soirée, trois moments, trois effectifs
Un concert n'a pas un besoin en bénévoles, il en a trois : le montage l'après-midi, l'exploitation pendant le public, le démontage après le dernier morceau. Ce sont trois créneaux, avec trois effectifs différents et rarement les mêmes personnes : celui qui monte la scène ne tient pas la caisse.
Vous déclarez le besoin heure par heure sur chaque poste, et le tableau vous dit où il manque du monde plutôt que de vous laisser le deviner. Voir le détail : équipes et postes.
La défection de dernière minute
C'est le risque propre au format court : sur un festival, une absence se rattrape dans la journée ; sur une soirée, elle laisse un trou. La réservation de créneaux prévoit ce cas. Un bénévole prend son créneau, d'autres s'inscrivent comme remplaçants ou en liste d'attente, et quand quelqu'un se désiste, le premier remplaçant est promu et prévenu automatiquement. Vous ne passez pas la soirée au téléphone.
Prévenir tout le monde en deux clics
Changement d'horaire de balance, entrée par la porte de derrière, parking déplacé : vous écrivez aux bénévoles d'une équipe, d'un poste, ou à tous, depuis l'outil, avec des modèles d'emails enregistrés d'une fois sur l'autre. Chacun a par ailleurs sa page personnelle avec ses horaires, à jour, consultable depuis son téléphone : c'est ce qui fait taire le téléphone une heure avant l'ouverture.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
C'est un événement d'une soirée, l'outil n'est-il pas surdimensionné ?
L'inscription en ligne et le planning tiennent en dix minutes de mise en place, et les onze premiers bénévoles sont offerts sur un nouvel événement : une petite soirée ne paie rien du tout.
Puis-je gérer plusieurs concerts dans la saison ?
Oui, chaque date est une édition de votre événement, créée à partir de la précédente avec ses équipes et ses postes. Les bénévoles de la dernière date sont réinvitables en un geste.
Les bénévoles peuvent-ils s'inscrire sans créer de compte ?
Le compte est nécessaire. C'est lui qui leur permet de retrouver leurs affectations et de ne rien ressaisir la fois suivante. Vous pouvez aussi les inscrire vous-même ou importer une liste, ils reçoivent alors un lien de connexion.