Gérer les bénévoles de votre course à pied
Dix kilomètres, une course enfants, une marche : trois départs dans la matinée, et des bénévoles qui doivent passer d'un rôle à l'autre sans que personne ne se perde.
Plusieurs épreuves dans la même matinée
Une course de club, c'est rarement une seule épreuve. Le 5 km part à 9 h, le 10 km à 10 h 30, la marche à 11 h, et la course des enfants se glisse entre les deux. Les mêmes bénévoles servent successivement au retrait des dossards, sur le parcours, puis à l'arrivée.
En déclarant le besoin heure par heure, vous voyez immédiatement les moments où deux épreuves se chevauchent et où il manque du monde, plutôt que de le découvrir à 10 h 25. Voir l'affectation et le contrôle des disponibilités.
Les bénévoles du club reviennent chaque année
C'est la différence entre une course de club et un grand événement : ce sont largement les mêmes personnes d'une année sur l'autre. Leur compte, leurs coordonnées et leur historique restent ; l'édition suivante se crée à partir de la précédente avec ses équipes et ses postes, et vous réinvitez vos habitués en un geste. Ils n'ont rien à ressaisir.
Une inscription qui pose vos questions
Taille de tee-shirt, permis pour conduire la voiture ouvreuse, licence, disponibilité sur la veille pour le balisage : le formulaire d'inscription accueille vos propres questions, obligatoires ou non, et les réponses arrivent normalisées dans la liste plutôt qu'en commentaire libre dans un fil de messages.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Notre course fait moins de trente bénévoles, est-ce rentable ?
Les onze premiers bénévoles sont offerts sur la première édition d'un nouvel événement, et la commande minimum est de 10 €. Une petite course paie quelques dizaines d'euros, une fois, sans abonnement.
Peut-on gérer plusieurs courses dans l'année avec le même compte ?
Oui, chaque course est un événement, et chaque millésime une édition. Les crédits achetés non consommés se reportent d'une édition à la suivante.
Nos bénévoles sont peu à l'aise avec l'informatique.
Le formulaire d'inscription tient en une page et fonctionne sur téléphone. Un responsable peut aussi inscrire quelqu'un à sa place, ou importer une liste existante.