Dix kilomètres, une course enfants, une marche : trois départs dans la matinée, et des bénévoles qui doivent passer d'un rôle à l'autre sans que personne ne se perde.
Une course de club, c'est rarement une seule épreuve. Le 5 km part à 9 h, le 10 km à 10 h 30, la marche à 11 h, et la course des enfants se glisse entre les deux. Les mêmes bénévoles servent successivement au retrait des dossards, sur le parcours, puis à l'arrivée.
En déclarant le besoin heure par heure, vous voyez immédiatement les moments où deux épreuves se chevauchent et où il manque du monde — plutôt que de le découvrir à 10 h 25. Voir l'affectation et le contrôle des disponibilités.
C'est la différence entre une course de club et un grand événement : ce sont largement les mêmes personnes d'une année sur l'autre. Leur compte, leurs coordonnées et leur historique restent ; l'édition suivante se crée à partir de la précédente avec ses équipes et ses postes, et vous réinvitez vos habitués en un geste. Ils n'ont rien à ressaisir.
Taille de tee-shirt, permis pour conduire la voiture ouvreuse, licence, disponibilité sur la veille pour le balisage : le formulaire d'inscription accueille vos propres questions, obligatoires ou non, et les réponses arrivent normalisées dans la liste plutôt qu'en commentaire libre dans un fil de messages.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Les onze premiers bénévoles sont offerts sur la première édition d'un nouvel événement, et la commande minimum est de 10 €. Une petite course paie quelques dizaines d'euros, une fois, sans abonnement.
Oui, chaque course est un événement, et chaque millésime une édition. Les crédits achetés non consommés se reportent d'une édition à la suivante.
Le formulaire d'inscription tient en une page et fonctionne sur téléphone. Un responsable peut aussi inscrire quelqu'un à sa place, ou importer une liste existante.