Un raid déplace ses bénévoles en même temps que ses concurrents : la base de vie d'aujourd'hui est démontée demain matin, et l'équipe suit.
C'est ce qui distingue le raid de toutes les autres épreuves : les points de contrôle et les bases de vie changent de lieu d'un jour à l'autre. Un bénévole n'est pas affecté à un endroit, il est affecté à une succession d'endroits — et ce qu'il faut savoir, la veille au soir, c'est qui part où et à quelle heure.
Chaque base et chaque jour forment un poste distinct, avec ses horaires et son effectif. Le contrôle des disponibilités les enchaîne sans chevauchement, en vérifiant les disponibilités déclarées.
Sur plusieurs jours, la logistique du staff pèse autant que celle des concurrents. Les avantages se déclarent par bénévole — repas, petits-déjeuners, boissons — et se débitent au QR code du badge. Vous savez ce qui a été consommé, et vous cessez de tenir une liste papier à l'entrée de la tente.
Le publipostage produit la feuille de route de chaque bénévole depuis un modèle Word : ses bases, ses horaires, les accès, le contact du PC. Et les campagnes email permettent de prévenir une base entière d'un changement de programme, ce qui arrive sur tous les raids.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Chacun déclare ses disponibilités jour par jour à l'inscription, et l'outil refuse une affectation sur un créneau qu'il n'a pas coché.
Oui : chaque format, chaque base et chaque journée peuvent être des équipes ou des postes distincts, organisés comme vous le souhaitez.
La facturation compte les bénévoles acceptés sur l'édition, quel que soit leur rôle. Il n'y a ni abonnement, ni palier, ni frais de mise en service.