Gérer les bénévoles d'un raid multisport
Un raid déplace ses bénévoles en même temps que ses concurrents : la base de vie d'aujourd'hui est démontée demain matin, et l'équipe suit.
Des postes qui se déplacent avec la course
C'est ce qui distingue le raid de toutes les autres épreuves : les points de contrôle et les bases de vie changent de lieu d'un jour à l'autre. Un bénévole n'est pas affecté à un endroit, il est affecté à une succession d'endroits, et ce qu'il faut savoir, la veille au soir, c'est qui part où et à quelle heure.
Chaque base et chaque jour forment un poste distinct, avec ses horaires et son effectif. Le contrôle des disponibilités les enchaîne sans chevauchement, en vérifiant les disponibilités déclarées.
Le staff se nourrit et se loge sur place
Sur plusieurs jours, la logistique du staff pèse autant que celle des concurrents. Les avantages se déclarent par bénévole (repas, petits-déjeuners, boissons), et se débitent au QR code du badge. Vous savez ce qui a été consommé, et vous cessez de tenir une liste papier à l'entrée de la tente.
Les consignes changent tous les jours
Le publipostage produit la feuille de route de chaque bénévole depuis un modèle Word : ses bases, ses horaires, les accès, le contact du PC. Et les campagnes email permettent de prévenir une base entière d'un changement de programme, ce qui arrive sur tous les raids.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Nos bénévoles ne viennent pas tous les jours.
Chacun déclare ses disponibilités jour par jour à l'inscription, et l'outil refuse une affectation sur un créneau qu'il n'a pas coché.
Peut-on gérer plusieurs formats dans le même raid ?
Oui : chaque format, chaque base et chaque journée peuvent être des équipes ou des postes distincts, organisés comme vous le souhaitez.
Le staff est-il facturé comme les bénévoles ?
La facturation compte les bénévoles acceptés sur l'édition, quel que soit leur rôle. Il n'y a ni abonnement, ni palier, ni frais de mise en service.