Cent kilomètres de circuit ouvert à la circulation, quarante carrefours à tenir, et une liste nominative de signaleurs à déposer en préfecture plusieurs semaines avant la course.
Sur une cyclosportive, l'organisation ne se pense pas en équipes mais en points : chaque intersection, chaque passage délicat, chaque ravitaillement demande une ou deux personnes, présentes de l'heure de passage du premier coureur à celle de la voiture-balai. Quarante points, c'est quarante postes avec chacun sa fenêtre horaire.
Déclarés une fois, ils se reprennent d'une édition à l'autre avec le parcours. Voir équipes et postes.
C'est la contrainte administrative propre à cette discipline : les signaleurs doivent être déclarés nominativement, avec leur emplacement. Puisque vos affectations sont à jour dans l'outil, la liste s'exporte en Excel ou en CSV, complète, au lieu d'être recopiée à la main — et se réexporte le jour où trois personnes changent.
Le publipostage produit en prime la fiche de poste individuelle : le carrefour, l'heure de prise de poste, les consignes, le numéro du PC course. Imprimée en lot, distribuée au petit-déjeuner.
Départ retardé, déviation, orage : les campagnes email permettent d'écrire à tous les signaleurs, à une équipe, ou aux seuls bénévoles d'un secteur. Chacun dispose par ailleurs de sa page personnelle, à jour, consultable depuis son téléphone au bord de la route.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Oui. En activant la réservation de créneaux, les bénévoles peuvent s'inscrire comme remplaçants ou en liste d'attente, et la promotion se fait automatiquement quand une place se libère.
Les groupes de bénévoles donnent à chaque club son propre lien d'inscription et ses responsables, qui gèrent leurs membres pendant que vous gardez la liste complète.
La facturation se fait au bénévole accepté, sans abonnement : une centaine de bénévoles reste une dépense à trois chiffres, payée une fois pour l'édition. Le détail est sur la page des tarifs.