Gérer les bénévoles d'une cyclosportive
Cent kilomètres de circuit ouvert à la circulation, quarante carrefours à tenir, et une liste nominative de signaleurs à déposer en préfecture plusieurs semaines avant la course.
Le carrefour est l'unité de base
Sur une cyclosportive, l'organisation ne se pense pas en équipes mais en points : chaque intersection, chaque passage délicat, chaque ravitaillement demande une ou deux personnes, présentes de l'heure de passage du premier coureur à celle de la voiture-balai. Quarante points, c'est quarante postes avec chacun sa fenêtre horaire.
Déclarés une fois, ils se reprennent d'une édition à l'autre avec le parcours. Voir équipes et postes.
La liste des signaleurs, prête à déposer
C'est la contrainte administrative propre à cette discipline : les signaleurs doivent être déclarés nominativement, avec leur emplacement. Puisque vos affectations sont à jour dans l'outil, la liste s'exporte en Excel ou en CSV, complète, au lieu d'être recopiée à la main, et se réexporte le jour où trois personnes changent.
Le publipostage produit en prime la fiche de poste individuelle : le carrefour, l'heure de prise de poste, les consignes, le numéro du PC course. Imprimée en lot, distribuée au petit-déjeuner.
Prévenir quarante points d'un seul coup
Départ retardé, déviation, orage : les campagnes email permettent d'écrire à tous les signaleurs, à une équipe, ou aux seuls bénévoles d'un secteur. Chacun dispose par ailleurs de sa page personnelle, à jour, consultable depuis son téléphone au bord de la route.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Peut-on prévoir des remplaçants sur les carrefours ?
Oui. En activant la réservation de créneaux, les bénévoles peuvent s'inscrire comme remplaçants ou en liste d'attente, et la promotion se fait automatiquement quand une place se libère.
Nos signaleurs sont fournis par plusieurs clubs.
Les groupes de bénévoles donnent à chaque club son propre lien d'inscription et ses responsables, qui gèrent leurs membres pendant que vous gardez la liste complète.
Combien cela coûte-t-il pour cent bénévoles ?
La facturation se fait au bénévole accepté, sans abonnement : une centaine de bénévoles reste une dépense à trois chiffres, payée une fois pour l'édition. Le détail est sur la page des tarifs.