Un cross, c'est huit ou dix courses qui s'enchaînent en une matinée, un jury à tenir sans interruption, et des encadrants qui viennent de plusieurs établissements.
Le rythme est la contrainte principale : chaque course mobilise le départ, le jury d'arrivée, les commissaires de parcours et le ramassage des dossards, et la suivante part avant que la précédente ne soit dépouillée. Les postes ne changent pas de la matinée, mais l'effectif nécessaire varie d'une course à l'autre.
Le besoin se déclare par tranche horaire sur chaque poste, ce qui rend visible le moment où deux courses se chevauchent. Voir l'affectation des bénévoles.
Sur un cross scolaire ou départemental, les bénévoles sont des professeurs, des parents et des accompagnateurs rattachés à un collège, un lycée ou un club. Les groupes de bénévoles donnent à chaque établissement son lien d'inscription et son responsable : il inscrit ses encadrants, vous obtenez la liste complète sans relancer huit interlocuteurs par email.
Le publipostage produit la fiche de chaque bénévole depuis un modèle Word — son poste, son horaire, le nom de son responsable — à imprimer en lot pour l'accueil du matin. Et les badges identifient qui est qui sur un terrain où tout le monde arrive en même temps.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Le travail d'un cross est en amont : réunir les encadrants et les répartir. C'est précisément ce que l'inscription en ligne et les groupes font gagner, et les onze premiers bénévoles d'un nouvel événement sont offerts.
Oui, une nouvelle édition reprend les équipes, les postes et les réglages, et les bénévoles de l'an dernier sont réinvitables.
Le lien d'inscription reste ouvert aussi longtemps que vous le souhaitez, et vous pouvez aussi inscrire quelqu'un vous-même en trente secondes.