Gérer les bénévoles d'un cross
Un cross, c'est huit ou dix courses qui s'enchaînent en une matinée, un jury à tenir sans interruption, et des encadrants qui viennent de plusieurs établissements.
Des courses qui s'enchaînent toutes les vingt minutes
Le rythme est la contrainte principale : chaque course mobilise le départ, le jury d'arrivée, les commissaires de parcours et le ramassage des dossards, et la suivante part avant que la précédente ne soit dépouillée. Les postes ne changent pas de la matinée, mais l'effectif nécessaire varie d'une course à l'autre.
Le besoin se déclare par tranche horaire sur chaque poste, ce qui rend visible le moment où deux courses se chevauchent. Voir l'affectation des bénévoles.
Chaque établissement amène ses encadrants
Sur un cross scolaire ou départemental, les bénévoles sont des professeurs, des parents et des accompagnateurs rattachés à un collège, un lycée ou un club. Les groupes de bénévoles donnent à chaque établissement son lien d'inscription et son responsable : il inscrit ses encadrants, vous obtenez la liste complète sans relancer huit interlocuteurs par email.
Le jour J, une feuille par personne
Le publipostage produit la fiche de chaque bénévole depuis un modèle Word (son poste, son horaire, le nom de son responsable) à imprimer en lot pour l'accueil du matin. Et les badges identifient qui est qui sur un terrain où tout le monde arrive en même temps.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
L'événement dure une matinée, est-ce que cela vaut la peine ?
Le travail d'un cross est en amont : réunir les encadrants et les répartir. C'est précisément ce que l'inscription en ligne et les groupes font gagner, et les onze premiers bénévoles d'un nouvel événement sont offerts.
Peut-on réutiliser l'organisation d'une année sur l'autre ?
Oui, une nouvelle édition reprend les équipes, les postes et les réglages, et les bénévoles de l'an dernier sont réinvitables.
Comment gérer les parents qui s'inscrivent au dernier moment ?
Le lien d'inscription reste ouvert aussi longtemps que vous le souhaitez, et vous pouvez aussi inscrire quelqu'un vous-même en trente secondes.