Un poste de trail se tient parfois à deux heures de marche de la route, sans réseau, de 22 h à 4 h du matin. Ce qui n'a pas été préparé avant le départ ne se rattrape pas.
La particularité du trail, ce sont les postes qu'on ne peut pas ravitailler en bénévoles au dernier moment : point de passage en crête, ravitaillement à mi-parcours, barrière horaire de nuit. Chacun demande une équipe complète pendant huit à douze heures, souvent en deux relèves.
Chaque poste porte ses propres horaires et son propre besoin, relève par relève, et l'outil vérifie que chaque personne affectée s'est bien déclarée disponible sur ce créneau-là. Voir équipes et postes.
Sans réseau, la page en ligne ne sert à rien à 2 h du matin au kilomètre 48. Le publipostage produit, à partir d'un modèle Word, la fiche de chaque bénévole — nom, poste, horaires, accès, consignes, numéro du responsable de secteur et du PC course — que vous imprimez en lot et distribuez au briefing.
Les campagnes email vous permettent d'écrire à tous les bénévoles d'un secteur ou d'une relève : convocation au briefing, changement de point de rendez-vous, météo qui impose un repli. Vous enregistrez vos modèles une fois et vous les réutilisez d'une édition à l'autre.
Un bénévole qui tient un poste de nuit mange et dort sur place. Les avantages se déclarent par bénévole et se débitent au QR code du badge : repas, boissons, petit-déjeuner du lendemain. Personne ne tient de liste papier à l'entrée de la tente.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Une édition se crée à partir de la précédente, puis vous ajustez : renommer un poste, déplacer un horaire ou en supprimer un ne demande pas de tout refaire.
Oui, en activant la réservation de créneaux : le bénévole voit les places restantes, réserve, et peut s'inscrire comme remplaçant ou en liste d'attente sur un poste complet. Vous confirmez, ou non.
Chaque écran s'exporte en Excel ou en CSV, tel qu'il est filtré à l'écran : par équipe, par poste, par créneau.