Gérer les bénévoles d'un trail
Un poste de trail se tient parfois à deux heures de marche de la route, sans réseau, de 22 h à 4 h du matin. Ce qui n'a pas été préparé avant le départ ne se rattrape pas.
Des postes isolés, des plages longues, des relèves
La particularité du trail, ce sont les postes qu'on ne peut pas ravitailler en bénévoles au dernier moment : point de passage en crête, ravitaillement à mi-parcours, barrière horaire de nuit. Chacun demande une équipe complète pendant huit à douze heures, souvent en deux relèves.
Chaque poste porte ses propres horaires et son propre besoin, relève par relève, et l'outil vérifie que chaque personne affectée s'est bien déclarée disponible sur ce créneau-là. Voir équipes et postes.
Ce qui est imprimé est ce qui sert sur le terrain
Sans réseau, la page en ligne ne sert à rien à 2 h du matin au kilomètre 48. Le publipostage produit, à partir d'un modèle Word, la fiche de chaque bénévole (nom, poste, horaires, accès, consignes, numéro du responsable de secteur et du PC course), que vous imprimez en lot et distribuez au briefing.
Le briefing sécurité et les relances
Les campagnes email vous permettent d'écrire à tous les bénévoles d'un secteur ou d'une relève : convocation au briefing, changement de point de rendez-vous, météo qui impose un repli. Vous enregistrez vos modèles une fois et vous les réutilisez d'une édition à l'autre.
Nourrir et loger les bénévoles
Un bénévole qui tient un poste de nuit mange et dort sur place. Les avantages se déclarent par bénévole et se débitent au QR code du badge : repas, boissons, petit-déjeuner du lendemain. Personne ne tient de liste papier à l'entrée de la tente.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
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200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Nos postes changent chaque année avec le parcours.
Une édition se crée à partir de la précédente, puis vous ajustez : renommer un poste, déplacer un horaire ou en supprimer un ne demande pas de tout refaire.
Peut-on laisser les bénévoles choisir leur poste et leur relève ?
Oui, en activant la réservation de créneaux : le bénévole voit les places restantes, réserve, et peut s'inscrire comme remplaçant ou en liste d'attente sur un poste complet. Vous confirmez, ou non.
Comment récupérer la liste des bénévoles par poste pour le PC course ?
Chaque écran s'exporte en Excel ou en CSV, tel qu'il est filtré à l'écran : par équipe, par poste, par créneau.