Gérer les bénévoles d'un marathon
Sur un marathon, les bénévoles ne sont pas au même endroit et ne travaillent pas aux mêmes heures : le ravitaillement du 35e kilomètre ouvre quand celui du 5e a déjà tout rangé.
Le parcours impose le planning
Un poste de ravitaillement n'existe que pendant le passage des coureurs, et cette fenêtre se décale de plusieurs heures entre le premier et le dernier point du parcours. Planifier un marathon, c'est donc planifier trente micro-événements qui s'enchaînent, pas une journée uniforme.
Chaque point devient un poste, avec ses propres horaires et son propre besoin en bénévoles, plus de monde au ravitaillement du 30e qu'à celui du 5e. Le détail est dans la page équipes et postes.
Signaleurs : la liste nominative que la préfecture demande
Les signaleurs postés aux intersections doivent être déclarés nominativement, avec leur emplacement. Comme la liste de vos bénévoles affectés est complète et exportable en Excel ou en CSV, cette pièce se produit en quelques secondes au lieu d'être recopiée à la main la semaine précédant la course.
Et le publipostage produit, à partir d'un modèle Word, la fiche de poste de chaque signaleur avec son nom, son carrefour et ses horaires. Déposée sur sa page personnelle, ou imprimée en lot.
Le jour de la course, chacun sait où il va
Chaque bénévole a sa page : son poste, son horaire, son lieu, le nom et le numéro de son responsable, et les documents que vous lui destinez. Il la consulte depuis son téléphone le matin même. Les campagnes email vous permettent par ailleurs d'écrire d'un coup à tous les bénévoles d'un secteur. C'est la seule façon de prévenir trente points de parcours d'un changement d'horaire.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour mettre en place la course ?
Une première édition se monte en une soirée : les équipes, les postes avec leurs horaires, puis le lien d'inscription à diffuser. Les éditions suivantes se créent à partir de la précédente et reprennent tout.
Peut-on vérifier qu'un bénévole est bien disponible à l'heure du poste ?
C'est automatique : le bénévole déclare ses disponibilités à l'inscription, et l'outil refuse une affectation qui ne les respecte pas.
Comment gérer les bénévoles qui viennent en groupe, avec leur club ?
Les groupes de bénévoles donnent à chaque club son lien d'inscription et ses responsables, qui gèrent leurs membres sans passer par vous.