Sur un marathon, les bénévoles ne sont pas au même endroit et ne travaillent pas aux mêmes heures : le ravitaillement du 35e kilomètre ouvre quand celui du 5e a déjà tout rangé.
Un poste de ravitaillement n'existe que pendant le passage des coureurs, et cette fenêtre se décale de plusieurs heures entre le premier et le dernier point du parcours. Planifier un marathon, c'est donc planifier trente micro-événements qui s'enchaînent, pas une journée uniforme.
Chaque point devient un poste, avec ses propres horaires et son propre besoin en bénévoles — plus de monde au ravitaillement du 30e qu'à celui du 5e. Le détail est dans la page équipes et postes.
Les signaleurs postés aux intersections doivent être déclarés nominativement, avec leur emplacement. Comme la liste de vos bénévoles affectés est complète et exportable en Excel ou en CSV, cette pièce se produit en quelques secondes au lieu d'être recopiée à la main la semaine précédant la course.
Et le publipostage produit, à partir d'un modèle Word, la fiche de poste de chaque signaleur avec son nom, son carrefour et ses horaires — déposée sur sa page personnelle, ou imprimée en lot.
Chaque bénévole a sa page : son poste, son horaire, son lieu, le nom et le numéro de son responsable, et les documents que vous lui destinez. Il la consulte depuis son téléphone le matin même. Les campagnes email vous permettent par ailleurs d'écrire d'un coup à tous les bénévoles d'un secteur — c'est la seule façon de prévenir trente points de parcours d'un changement d'horaire.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Une première édition se monte en une soirée : les équipes, les postes avec leurs horaires, puis le lien d'inscription à diffuser. Les éditions suivantes se créent à partir de la précédente et reprennent tout.
C'est automatique : le bénévole déclare ses disponibilités à l'inscription, et l'outil refuse une affectation qui ne les respecte pas.
Les groupes de bénévoles donnent à chaque club son lien d'inscription et ses responsables, qui gèrent leurs membres sans passer par vous.