Trois disciplines, deux transitions, et une sécurité aquatique qui ne se remplace pas au pied levé : un triathlon demande de savoir non seulement combien de bénévoles, mais lesquels.
La natation mobilise les bateaux et la sécurité aquatique pendant une heure ; le parc à vélos se tient de l'aube au dernier retour ; le parcours vélo demande des commissaires à chaque carrefour, et la course à pied les déplace tous ailleurs. Les effectifs se succèdent au lieu de s'additionner.
Chaque phase devient un poste avec ses horaires, et le besoin se déclare heure par heure — c'est le seul moyen de voir que le parc à vélos est dégarni pendant que tout le monde est sur la natation. Voir équipes et postes.
Sauveteur, pilote de bateau, commissaire diplômé, secouriste : ces postes ne se remplissent pas avec le premier volontaire venu. Ajoutez la question au formulaire d'inscription — diplôme, licence, expérience — et la réponse arrive avec la candidature, dans la liste, filtrable. Vous affectez en connaissance de cause au lieu de redemander par email.
Une aire de transition demande beaucoup de monde sur une fenêtre très courte, puis plus personne. Les créneaux courts et enchaînés sont exactement ce que le tableur gère mal et ce que l'outil affiche clairement : le tableau de remplissage montre le creux avant qu'il ne coûte une pénalité.
Et si vous préférez laisser les bénévoles se positionner eux-mêmes, la réservation de créneaux leur montre les places restantes, avec remplaçants et liste d'attente.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Oui : les réponses à vos questions personnalisées apparaissent en colonnes dans la liste des bénévoles, qui se filtre et s'exporte.
La liste des bénévoles affectés s'exporte en Excel ou en CSV, filtrée par équipe ou par poste.
C'est le cas normal : un bénévole peut être affecté à plusieurs créneaux, l'outil vérifiant qu'ils ne se chevauchent pas et qu'ils respectent ses disponibilités.