Gérer les bénévoles d'un triathlon
Trois disciplines, deux transitions, et une sécurité aquatique qui ne se remplace pas au pied levé : un triathlon demande de savoir non seulement combien de bénévoles, mais lesquels.
Trois courses dans la même course
La natation mobilise les bateaux et la sécurité aquatique pendant une heure ; le parc à vélos se tient de l'aube au dernier retour ; le parcours vélo demande des commissaires à chaque carrefour, et la course à pied les déplace tous ailleurs. Les effectifs se succèdent au lieu de s'additionner.
Chaque phase devient un poste avec ses horaires, et le besoin se déclare heure par heure : c'est le seul moyen de voir que le parc à vélos est dégarni pendant que tout le monde est sur la natation. Voir équipes et postes.
Les postes à compétence requise
Sauveteur, pilote de bateau, commissaire diplômé, secouriste : ces postes ne se remplissent pas avec le premier volontaire venu. Ajoutez la question au formulaire d'inscription (diplôme, licence, expérience), et la réponse arrive avec la candidature, dans la liste, filtrable. Vous affectez en connaissance de cause au lieu de redemander par email.
Les transitions, où tout se joue en quinze minutes
Une aire de transition demande beaucoup de monde sur une fenêtre très courte, puis plus personne. Les créneaux courts et enchaînés sont exactement ce que le tableur gère mal et ce que l'outil affiche clairement : le tableau de remplissage montre le creux avant qu'il ne coûte une pénalité.
Et si vous préférez laisser les bénévoles se positionner eux-mêmes, la réservation de créneaux leur montre les places restantes, avec remplaçants et liste d'attente.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
200 bénévoles
600 bénévoles
1000 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Peut-on filtrer les bénévoles selon leurs qualifications ?
Oui : les réponses à vos questions personnalisées apparaissent en colonnes dans la liste des bénévoles, qui se filtre et s'exporte.
Comment produire la liste des commissaires pour la fédération ?
La liste des bénévoles affectés s'exporte en Excel ou en CSV, filtrée par équipe ou par poste.
Nos bénévoles tiennent plusieurs postes dans la journée.
C'est le cas normal : un bénévole peut être affecté à plusieurs créneaux, l'outil vérifiant qu'ils ne se chevauchent pas et qu'ils respectent ses disponibilités.