Gérer les bénévoles de votre festival
Trois jours, douze équipes, deux cents personnes qui ne se connaissent pas, et un tableur partagé qui ne suit plus. Reprenez la main sur les inscriptions, les plannings et les contreparties.
Le festival, c'est douze métiers en même temps
Un festival ne recrute pas des bénévoles, il recrute une billetterie, un bar, un accueil artistes, une régie, un camping, une équipe propreté et une équipe montage : chacune avec son responsable, ses horaires et ses contraintes. C'est ce qui rend le tableur intenable : ce n'est pas une liste, ce sont douze listes qui doivent rester d'accord entre elles.
Vous créez vos équipes et vos postes, vous en confiez chacune à son responsable, et vous n'êtes plus le seul à pouvoir avancer. Le responsable du bar remplit ses créneaux sans attendre que vous ouvriez le fichier, et vous voyez d'un coup d'œil les équipes encore incomplètes.
Des bénévoles qui viennent aussi pour la contrepartie
Le pass trois jours, les repas, les boissons : c'est souvent ce qui décide un bénévole à s'engager, et c'est toujours ce qui produit les litiges au bar du staff. Les avantages se déclarent une fois (deux repas et cinq boissons par jour de présence, par exemple), et se débitent au QR code du badge, que le bénévole porte autour du cou. Celui qui tient le bar scanne, voit ce qui reste, sert, et rien ne se discute.
Les associations partenaires gèrent leurs propres bénévoles
Beaucoup de festivals travaillent avec des associations qui amènent leur groupe : un club sportif, une amicale, une antenne locale. Les groupes de bénévoles leur donnent leur propre lien d'inscription et leurs propres responsables : ils inscrivent et suivent leurs membres, vous gardez la vue d'ensemble, et personne ne vous envoie une liste au format libre trois jours avant l'ouverture.
Les nuits, les montages, les horaires impossibles
Un poste de nuit, un montage qui commence trois jours avant le public, un démontage le lundi matin : les besoins en bénévoles se déclarent heure par heure, et l'outil vérifie à chaque affectation que la personne s'est bien déclarée disponible à ce moment-là. C'est la vérification que personne ne fait correctement à la main un dimanche soir.
Chaque équipe a son responsable
L'événement se découpe en équipes : bar, accueil, sécurité, montage, navettes. Chacune est confiée à un ou plusieurs responsables, qui créent leurs postes et affectent leurs bénévoles sans avoir accès au reste de l'organisation.
Cette page donne le taux de remplissage de chaque équipe, et vous descendez d'un clic sur celle qui coince. Vous n'avez rien à demander à personne pour savoir où en est l'événement.
Un poste est une mission datée
Dans une équipe, un poste dit ce qu'il y a à faire et entre quelles heures : la buvette du samedi, de 8 h à 2 h du matin. Une équipe se divise en sous-équipes quand il le faut, par site ou par journée, chacune avec ses propres responsables.
L'édition suivante se crée à partir de celle-ci, avec ses équipes, ses postes, leurs horaires et leurs besoins. Vous ajustez ce qui a changé, le reste est déjà là.
Le besoin se déclare heure par heure
Un poste ne demande pas le même effectif toute la journée : deux personnes de 8 h à 12 h, quatre de 12 h à 15 h. C'est sur ces tranches que se lit le remplissage, et c'est là qu'un creux se voit pendant qu'il est encore temps de le combler.
En face, chaque bénévole affiche ses disponibilités déclarées et les postes qu'il occupe déjà. Une affectation qui les contredit est refusée, à chaque fois, sans que vous ayez à y penser.
Fonctionnalités
Inscription des bénévoles
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Import et export des bénévoles
Reprenez votre liste depuis un tableur en CSV ou en Excel, et ressortez quand vous voulez vos bénévoles, vos plannings et leurs réponses.
Suivi des bénévoles
Filtrez par statut, par équipe, par disponibilité ou par poste, choisissez vos colonnes, et retrouvez l'historique de chaque bénévole.
Équipes et postes
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Planning des bénévoles
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Réservation de créneaux
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Espace du bénévole
Chaque bénévole a sa page : son prochain créneau, ses horaires, ses documents, ses avantages, et son agenda à jour sur son téléphone.
Emails aux bénévoles
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Documents et publipostage
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Badges et avantages
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Groupes de bénévoles
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
Une nouvelle édition chaque année
La nouvelle édition reprend équipes, postes et horaires décalés aux bonnes dates, et vos bénévoles de l'an dernier sont invités à revenir.
Données des bénévoles et RGPD
Hébergement en France, accord de sous-traitance publié, et durées de conservation appliquées par le code plutôt que seulement annoncées.
Accessibilité pour les bénévoles
Mesurée écran par écran et publiée : 100 % des critères applicables du RGAA 4.1, en auto-évaluation, et une déclaration qui dit aussi ce que cela ne couvre pas.
Des événements de toutes tailles simplifient leur organisation avec Volunteo
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Questions fréquentes
Combien de bénévoles puis-je inscrire ?
Autant que vous voulez : la facturation se fait au bénévole accepté, sans palier ni abonnement, et les onze premiers sont offerts sur la première édition d'un événement. Un festival de deux cents bénévoles reste une dépense à trois chiffres.
Puis-je reprendre les bénévoles de l'édition précédente ?
Oui. Une nouvelle édition se crée à partir de la précédente : elle reprend les équipes, les postes et les réglages, et vous pouvez réinviter les bénévoles de l'an dernier, qui retrouvent leur compte sans rien ressaisir.
Mes bénévoles peuvent-ils choisir leur équipe ?
Oui. À l'inscription, le bénévole coche les équipes qui l'intéressent et déclare ses disponibilités ; c'est le responsable qui affecte ensuite les postes, en voyant ces préférences. Vous pouvez aussi laisser les bénévoles réserver eux-mêmes leurs créneaux.