Trois jours, douze équipes, deux cents personnes qui ne se connaissent pas — et un tableur partagé qui ne suit plus. Reprenez la main sur les inscriptions, les plannings et les contreparties.
Un festival ne recrute pas des bénévoles, il recrute une billetterie, un bar, un accueil artistes, une régie, un camping, une équipe propreté et une équipe montage — chacune avec son responsable, ses horaires et ses contraintes. C'est ce qui rend le tableur intenable : ce n'est pas une liste, ce sont douze listes qui doivent rester d'accord entre elles.
Vous créez vos équipes et vos postes, vous en confiez chacune à son responsable, et vous n'êtes plus le seul à pouvoir avancer. Le responsable du bar remplit ses créneaux sans attendre que vous ouvriez le fichier, et vous voyez d'un coup d'œil les équipes encore incomplètes.
Le pass trois jours, les repas, les boissons : c'est souvent ce qui décide un bénévole à s'engager, et c'est toujours ce qui produit les litiges au bar du staff. Les avantages se déclarent une fois — deux repas et cinq boissons par jour de présence, par exemple — et se débitent au QR code du badge, que le bénévole porte autour du cou. Celui qui tient le bar scanne, voit ce qui reste, sert, et rien ne se discute.
Beaucoup de festivals travaillent avec des associations qui amènent leur groupe : un club sportif, une amicale, une antenne locale. Les groupes de bénévoles leur donnent leur propre lien d'inscription et leurs propres responsables : ils inscrivent et suivent leurs membres, vous gardez la vue d'ensemble, et personne ne vous envoie une liste au format libre trois jours avant l'ouverture.
Un poste de nuit, un montage qui commence trois jours avant le public, un démontage le lundi matin : les besoins en bénévoles se déclarent heure par heure, et l'outil vérifie à chaque affectation que la personne s'est bien déclarée disponible à ce moment-là. C'est la vérification que personne ne fait correctement à la main un dimanche soir.
En déléguant les différentes tâches aux chefs d'équipes, vous n'avez plus à tout gérer vous-même, chaque équipe peut être mise en place indépendamment des autres.
Lors de l'affectation d'un bénévole à un poste, sa disponibilité est vérifiée automatiquement, il n'y a plus de risque d'erreur !
Qu'il s'agisse de mettre en place une réunion de préparation, ou pour une information de dernière minute avant l'événement, vous pouvez envoyer en deux clics un email au groupe de bénévoles que vous souhaitez :
Aucune installation de logiciel n'est requise, vous pouvez accéder à vos données depuis n'importe quel navigateur, sur votre ordinateur, smartphone ou tablette.
Les bénévoles consultent facilement leurs affectations à tout moment sans avoir à appeler le chef d'équipe. Cette autonomie diminue la charge de travail de chaque responsable.
La vue générale des équipes vous permet de connaître le taux de remplissage de chacune d'entre-elles, pour pouvoir accéder directement à celles qui ne sont pas encore totalement en place.
L'onglet "Journaux" vous permet de suivre les dernières modifications apportées par les autres responsables.
Les équipes servent à répartir le travail d'organisation aux différents responsables, qui peuvent n'avoir accès qu'à une équipe par exemple.
Chaque équipe se divise en postes, qui peuvent correspondre à un découpage journalier ou géographique de l'équipe par exemple.
Le nombre de bénévoles requis à un poste donné varie le plus souvent en fonction du moment de la journée. Un poste de restauration par exemple pourra nécessiter plus de bénévoles de 12h à 14h que de 14h à 18h.
En définissant les besoins en bénévoles par tranches horaires, vous obtenez un tableau très précis, que vous pouvez remplir en piochant parmi les bénévoles disponibles.
Un lien public, un QR code et un formulaire à vos questions : les candidatures arrivent déjà triées par équipe souhaitée et par disponibilité.
Découpez l'événement en équipes et en postes, confiez chaque équipe à son responsable, et dites combien de bénévoles il vous faut, heure par heure.
Affectez sans jamais créer de conflit d'horaire, suivez le remplissage poste par poste, et envoyez à chacun son planning personnel.
Laissez les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux, avec remplaçants et liste d'attente, et gardez la main sur la confirmation.
Écrivez en deux clics à une équipe, à un poste, aux bénévoles non affectés ou à tout le monde, à partir de modèles réutilisables.
Convocations, attestations, feuilles de route : un modèle Word, et un document par bénévole rempli avec ses informations et son planning.
Imprimez des badges avec photo et QR code, et suivez les repas, boissons et t-shirts remis à chaque bénévole.
Une association partenaire amène ses bénévoles ? Donnez-lui son lien d'inscription et ses responsables, sans lui ouvrir tout l'événement.
75 bénévoles
300 bénévoles
1600 bénévoles
3000 bénévoles
Autant que vous voulez : la facturation se fait au bénévole accepté, sans palier ni abonnement, et les onze premiers sont offerts sur la première édition d'un événement. Un festival de deux cents bénévoles reste une dépense à trois chiffres.
Oui. Une nouvelle édition se crée à partir de la précédente : elle reprend les équipes, les postes et les réglages, et vous pouvez réinviter les bénévoles de l'an dernier, qui retrouvent leur compte sans rien ressaisir.
Oui. À l'inscription, le bénévole coche les équipes qui l'intéressent et déclare ses disponibilités ; c'est le responsable qui affecte ensuite les postes, en voyant ces préférences. Vous pouvez aussi laisser les bénévoles réserver eux-mêmes leurs créneaux.